Suostumus työnhakijan ja työntekijän henkilötietojen käsittelyyn

Palvelus

Työlain säännökset ovat työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn perusta. Se on äskettäin päivitetty. Syynä näihin muutoksiin oli tarve lisätä avoimuutta ja kansallisten säännösten mukauttaminen GDPR:ään. Vaaditaanko työnhakijan ja työntekijän henkilötietojen käsittelyyn suostumus?

Milloin työnhakijan henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan suostumus?

Kun puhumme työnhakijan henkilötiedoista, tarkoitamme ensisijaisesti tietoja, jotka hän antaa CV:ssä tai saatekirjeessä. Työlaissa kerrotaan suoraan, mitkä tiedot työnantajan on hankittava. Niiden saamiseen ei tarvita suostumusta. Tähän ryhmään kuuluvat:

  • etunimi (nimet) ja sukunimi;

  • syntymäaika;

  • työnhakijan ilmoittamat yhteystiedot.

Edellä mainittujen lisäksi työnantaja voi vaatia tietoja myös seuraavista:

  • koulutus;

  • ammatilliset vaatimukset;

  • aikaisemman työsuhteen kulku.

Työnantaja saa käsitellä kolmea viimeistä tietoryhmää vain, jos se on tarpeen tietyntyyppisen työn tai tietyssä asemassa.

Esimerkki 1.

Yrittäjä etsii henkilöä tuotantopäällikön tehtävään. On selvää, että häneltä odotetaan sopivaa, usein korkeaa pätevyyttä. Tästä syystä näiden pätevyyksien (mukaan lukien koulutus ja aikaisempi työhistoria) vahvistavien tietojen pyyntö on perusteltu eikä vaadi suostumusta.

Toisaalta työlain säännökset mahdollistavat myös muiden työnhakijan henkilötietojen käsittelyn suostumuksen perusteella. Ei voida unohtaa erittäin tärkeää ehtoa. No, hakijan suostumuksesta kieltäytyminen tai sen peruuttaminen ei saa olla peruste työnhakijan epäsuotuisalle kohtelulle, eikä se saa aiheuttaa hänelle kielteisiä seurauksia. Ensinnäkään se ei voi olla syy työnteosta kieltäytymiseen.

Esimerkki 2.

Työnantaja etsii vastaanottovirkailijaa. Koska hän uskoo, että suoraan asiakkaaseen ottavan työntekijän ulkonäkö on erittäin tärkeä, hän vaatii ehdottomasti hakijoilta valokuvan liittämistä CV:hen ja siten suostumuksensa kuvan käsittelyyn. Se on laitonta. Toisaalta valokuvan julkaiseminen olisi sallittua täysin vapaaehtoiselta pohjalta, eikä se sisältäisi minkäänlaista syrjintää niitä ehdokkaita kohtaan, jotka eivät ole lähettäneet kuvaa.

Henkilötietojen käsittely suostumuksen perusteella voi tapahtua seuraavin perustein:

  • työnhakijan työnantajan pyynnöstä antamat tiedot

  • tai työnhakijan aloitteesta työnantajalle luovutetut henkilötiedot.

Suostumus ei voi koskea rikosrekisteriin ja lainrikkomuksiin liittyviä tietoja. Tällaisia ​​tietoja saa käsitellä vain työnantaja laissa olevan selkeän viittauksen perusteella. Tämä koskee hyvin kapeaa yrittäjäryhmää (esim. etsiväpalveluja tarjoavia).

Työntekijän henkilötiedot – milloin suostumus vaaditaan?

Kun työnhakija tulee työntekijäksi, työnantajaan kohdistuu useita työsuhteen solmimisesta johtuvia lakisääteisiä velvoitteita. Niiden tehokas toteuttaminen edellyttää, että työnantajalla on käytettävissään laajempi tietovalikoima kuin rekrytointiprosessin aikana. Luettelo tiedoista, joihin ei vaadita suostumusta, on seuraava:

  • osoite;

  • PESEL-numero ja sen puuttuessa henkilöllisyyden vahvistavan asiakirjan tyyppi ja numero;

  • muut työntekijän henkilötiedot sekä lasten ja muiden hänen lähiomaistensa henkilötiedot (jos tällaisten tietojen antaminen on tarpeen työntekijän työlainsäädännössä säädettyjen erityisoikeuksien käytön vuoksi);

  • koulutus ja aiemman työskentelyn kulku (jos pyyntöön ei ollut perustetta työnhakijalta);

  • maksutilin numero (jos työntekijä ei ole jättänyt palkkahakemusta henkilökohtaisesti).

Edellä mainittujen lisäksi työnantaja voi työnhakijoiden tavoin käsitellä muita tietoja työntekijän antaman suostumuksen perusteella. Työntekijän suostumus vaaditaan siis aina, kun työnantaja haluaa käsitellä tietoja, jotka ylittävät edellä esitetyn suljetun tietokannan.

Edellytykset työntekijän sitovan suostumuksen saamiseksi

Jotta suostumus katsottaisiin sitovaksi, sen on täytettävä useita ehtoja. Sen pitäisi olla:

  • vapaaehtoinen;

  • tietoinen

  • erityinen;

  • yksiselitteinen tahdonosoitus.

Työnantajan ja työntekijän välisessä työsuhteessa työnantajan suurin haaste on varmistaa, että suostumus annetaan vapaasti. Työnantaja on edelleen vahvempi puoli työntekijää kohtaan, joten hänellä oletetaan olevan monia mahdollisuuksia vaikuttaa työntekijään. Taiteen työryhmä. 29 (nykyisin Euroopan tietosuojaneuvosto), mikä osoittaa, että rekisteröity ei todennäköisesti pysty kieltäytymään työnantajaltaan suostumuksesta tietojen käsittelyyn ilman pelkoa tai todellista vaaraa kieltäytymisestä aiheutuvista haitallisista vaikutuksista. .

Edellä mainitusta syystä työnantajan tulee olla erittäin varovainen työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä suostumuksen perusteella. Joka kerta sen pitäisi osoittaa, että se on ilmaistu vapaaehtoisesti.

Esimerkki 3.

Yksityisen päiväkodin johtaja aikoo markkinointikampanjan toteuttamiseksi valokuvata työntekijöitä päiväkodissa järjestettävän kulttuuritapahtuman aikana. Valokuvat julkaistaan ​​verkkosivuilla. Ohjaaja antaa työntekijöille, jotka eivät halua jakaa kuvaansa, mennä kehyksen ulkopuolelle kuvaushetkellä. Jos tästä syystä ei ole rajoituksia, työntekijäkuvan käsittely voi perustua suostumukseen. Esimerkissä mainitut rajoitukset tulee ymmärtää hyvin laajasti. Nämä voivat olla työntekijän kannalta selvästi epäedullisia toimia, kuten bonuksen menettäminen tai irtisanominen, mutta ne voivat olla myös paljon lievempiä seurauksia, kuten työntekijän kannalta epäedullista aikataulusuunnittelua.

Työnhakijan ja työntekijän arkaluonteisten tietojen käsittely suostumuksen perusteella

Arkaluonteiset tiedot (jota GDPR:ssä kutsutaan erityisiksi tietoluokiksi) ovat rotuun tai etniseen alkuperään, poliittisiin näkemyksiin, uskonnollisiin tai filosofisiin vakaumuksiin, ammattiliittojen jäsenyyteen, terveyteen, seksuaalisuuteen tai seksuaaliseen suuntautumiseen liittyviä tietoja. Se on myös geneettistä ja biometristä tietoa. Niihin sovelletaan erityisiä käsittelyrajoituksia.

Kaikkia yllä olevia tietoja (paitsi biometrisiä tietoja, joista käsitellään myöhemmin) voidaan käsitellä työntekijän suostumuksen perusteella. Suurin ero tavallisten ja arkaluonteisten tietojen välillä on se, että GDPR:n 9 artiklan mukaan arkaluontoisten tietojen suostumus tulee ilmaista "nimenomaan".

Esimerkki 4.

Työnhakija sisällyttää CV:hen tiedot luonteenpiirteistään tai kiinnostuksen kohteistaan. Koska nämä ovat tavallisia tietoja, työnantajan ei tarvitse pyytää lisäsuostumusta niiden käsittelyyn. Voidaan olettaa, että suostumus on annettu vapaaehtoisesti lähettämällä CV.

Työnhakija merkitsee CV:ään tiedon, että hänellä on parantumaton sairaus ja siksi hänelle on järjestettävä erityiset työolot. Koska kyseessä on tieto terveydentilasta ja se on luokiteltu arkaluonteisiksi tiedoiksi, työnantajan tulee pyytää hakijalta tarkka kirjallinen suostumus hänen terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyyn.

Lisäksi työlaki asettaa toisen ehdon koskien arkaluonteisten työntekijöiden tietojen laillista käsittelyä. Työnhakijan tai työntekijän suostumus voi muodostaa perustan arkaluonteisten henkilötietojen käsittelylle työnantajassa vain, jos niiden siirto tapahtuu näiden henkilöiden aloitteesta.

Esimerkki 5.

Työntekijän on mahdollista ilmoittaa terveydentilastaan ​​työnantajalle omasta aloitteestaan ​​erityisten työolojen vuoksi. Työnantaja voi hänen nimenomaisen suostumuksensa saatuaan käsitellä näitä tietoja.

Ei voida hyväksyä, että työnantaja kannustaa terveydentilasta tiedottamiseen voidakseen johtaa työntekijöitä tehokkaammin. Tällainen toiminta ei ole laillista, vaikka vapaan suostumuksen ehto täyttyisi.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Työntekijän biometristen tietojen käsittely

Biometrisilla tiedoilla tarkoitetaan erityisellä teknisellä käsittelyllä saatuja henkilötietoja, jotka liittyvät luonnollisen henkilön fyysisiin, fysiologisiin tai käyttäytymisominaisuuksiin ja jotka mahdollistavat tai vahvistavat, että henkilö on yksiselitteisesti tunnistettu (esim. kasvokuva tai sormenjälkitiedot).

Vaikka GDPR käsittelee biometrisiä tietoja arkaluontoisina tietoina, ne on erotettu tästä luettelosta työlaissa. Työnantaja voi nykyisten lakisääteisten ehtojen mukaan käsitellä biometrisiä tietoja ilman työntekijän suostumusta, jos näiden tietojen antaminen on välttämätöntä erityisen tärkeiden tietojen, joiden paljastaminen voi altistaa työnantajan vahingolle, pääsyn valvonnan vuoksi, sekä jos pääsy huoneisiin, jotka vaativat erityistä suojaa.

Työnantajan tulee kuitenkin muistaa antaa vain kirjallisen luvan saaneiden henkilöiden käsitellä tällaisia ​​tietoja. Heidän on pakko pitää ne salassa.

Yhteenveto

Työnantaja voi suostumuksen perusteella käsitellä työntekijöiden ja työnhakijoiden tavanomaisia ​​tietoja, jotka ylittävät työlaissa määritellyn tietoluettelon. Arkaluonteisia (ei-biometrisiä) tietoja saa käsitellä vain nimenomaisen suostumuksen perusteella ja vain työntekijän tai työnhakijan aloitteesta. Työntekijöiden biometrisiä tietoja voidaan käsitellä ilman heidän suostumustaan ​​erityisen tärkeän tiedon turvajärjestelmään liittyvien olosuhteiden sattuessa. Työnhakijoiden biometrisiä tietoja voidaan käsitellä samoin ehdoin kuin muita arkaluonteisia tietoja. Rikostuomioita ja rikoksia koskevia tietoja ei saa käsitellä suostumuksen perusteella.