5S-periaate – miten tehostaa yritystä

Palveluliiketoiminta

5S-periaate on työntekijöiden mukana yhä useammalla työpaikalla. Vielä muutama vuosi sitten sitä esiintyi vain satunnaisesti ulkomaisissa yrityksissä. Nykyään myös puolalaiset yrittäjät alkavat huomata sen edut. Onko se todella tehokasta ja parantaako työn ylläpitoa korkealla tasolla? Katsotaanpa sitä tarkemmin.

5S-standardi ilmestyi ensimmäistä kertaa japanilaisissa yrityksissä, jotka päättivät luoda erityisen työkalun paikallisten työntekijöiden työpaikkojen perustamiseen, ylläpitämiseen, järjestämiseen ja jatkuvaan parantamiseen. Useiden vuosien testauksen jälkeen edellä mainittu, tällä hetkellä muun muassa lean-johtamisessa käytössä oleva periaate virallistettiin Takashi Osadan toimesta. Lyhenne "5S" tulee viidestä japanilaisesta sanasta, jotka alkavat S-kirjaimella ja symboloivat seuraavia vaiheita: seiri (lajittelu), seiton (systeemisyys), seiso (puhdistus), seiketsu (standardointi) ja shitsuke (itsekuri). Ajan myötä japanilaista periaatetta alettiin arvostaa myös Aasian ulkopuolella, mukaan lukien Puola. Se toteutetaan yhä useammin tuotanto-, varasto-, palvelu- ja jopa puolalaisella pääomalla toimivissa toimistoyrityksissä.

Periaate 1S - SEIRI

Ensimmäinen vaihe 5S-menetelmässä on esivalinta ja tilaus. Sen aikana tehdään työpisteiden ja yleisten tilojen laaja inventointi, jotta tarvittavat tavarat voidaan erottaa tarpeettomista. Jälkimmäiset merkitään yleensä punaisilla korteilla ja poistetaan sitten tarkastetulta alueelta (heitetään pois tai kerätään ns. red label room). 5S periaate voit löytää tarpeettomia materiaaleja ja instrumentteja, käyttämättömiä työkaluja tai vanhentuneita käsikirjoja, joita ei ole käytetty pitkään aikaan. Seirin avulla voit pitää työasemat puhtaana ja siistinä jättäen vain ne tavarat, jotka ovat todella käytössä.

2S - SEITON -periaate

5S-periaatteen toinen elementti on systematiikka. Se koskee kaikkia tavaroita, jotka jäivät työpaikalle etukäteen sovittuaan. Tämän vaiheen pääoletukset koskevat säilytystapaa ja yksittäisille tavaroille tietyn ja pysyvän paikan valintaa. On myös erittäin tärkeää merkitä ne oikein - jotta niitä on tarvittaessa helposti ja nopeasti saatavilla ja riittävä määrä. Useimmiten tähän käytetään erityisiä viivoja, tarroja, värillisiä merkintöjä tavaran enimmäis- ja vähimmäismäärästä tai jopa tietokylttejä. Tämän 5S-vaiheen jälkeen jokaisen työntekijän tulisi tietää, mistä etsiä tiettyjä tuotteita. Seiton keskittyy myös olemassa olevien prosessien parantamiseen ja optimointiin siten, että niistä aiheutuu vähemmän jätettä kuin ennen. Tämän työvaiheen tavoitteena on jättää siisti ja siisti työpaikka ja siitä johtuva tuottavuuden kasvu.

3S-periaate - SEISO

Puhdistus on olennainen osa 5S-kaavaa. Kaikenlaisen epäpuhtauden, lian tai jopa pölyn poistaminen mahdollistaa tämän periaatteen piiriin kuuluvien työpisteiden ja työkalujen vaikutuksen tilauksellaan ja työntekijöiden hyvän vastaanoton. Asiasta kiinnostuneiden tai pätevien henkilöiden tulee huolehtia järjestyksestä itse. Tämä 5S-periaatteen osa perustuu myös kaikkien tuotanto- ja palveluhäviöiden ja poikkeamien osoittamiseen ja dokumentointiin, jotka ovat aiheutuneet aikaisempien oletusten puuttumisesta tai puutteellisesta soveltamisesta.Siksi on tärkeää puhdistaa laitteet ja työasemat jatkuvasti ja säännöllisesti, ajoittaa nämä toimet ja pitää kirjaa niistä. Laitteita puhdistettaessa kannattaa myös tarkistaa, ovatko ne toimintakunnossa eivätkä vaadi korjauksia tai kunnostusta.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

4S-periaate - SEIKETSU

Seiketsu on kaikkien kolmen ensimmäisen vaiheen aikana syntyneiden ideoiden, ratkaisujen ja oletusten standardointi. Tämä vaihe sisältää niiden kuvauksen ja dokumentoinnin, jotta ne ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla. Standardointi koskee sekä työpaikan ulkoasua että kaikenlaisten ohjeiden ja kaavioiden laatimista, siivous- ja auditointiaikatauluja, tarkistuslistojen tai jopa valokuvien laatimista alkutilasta. On myös hyvä idea asentaa muistutustauluja tiettyjen sääntöjen ja työtilakarttojen soveltamiseksi. Tässä vaiheessa valitaan myös 5S-johtajat, joille laaditaan tehtävä- ja tehtävälistat, joita sekä heidän että auditoimiensa työntekijöiden tulee noudattaa.

5S-periaate - SHITSUKE

Itsekuri on viimeinen asia 5S-säännössä. Se on olennainen osa tätä japanilaista standardia. Se koskee pääasiassa kaikkien aiemmin luotujen sääntöjen ja standardien noudattamista ja tukemista sekä niiden määräaikoja ja täytäntöönpanomenetelmiä. Sen tarkoituksena on kannustaa ihmisiä ylläpitämään siisteyttä ja sitä tukevia käytäntöjä. Lukuisat auditoinnit ja testit ovat tärkeitä tässä vaiheessa. Tätä standardia tukeva hyvä idea ovat kaizen-pajat tai 5S-pohjaisen työskentelytarpeen lisääminen kaikkien työntekijöiden toimenkuvaan. Tämä voi saada heidät noudattamaan hyväksyttyjä standardeja, varsinkin jos se on yksi tekijöistä, jotka määräävät heidän määräaikaisen arvioinnin. Tärkeää on myös, että jokainen uusi työntekijä pääsisi peruskoulutuksen yhteydessä tutustumaan yrityksessä vallitseviin 5S-sääntöihin, jotta hän voisi vapaasti sopeutua niihin.

Yhteenvetona voidaan todeta, että 5S-periaate mahdollistaa yrityksen vakaan kehityksen ja jätteen vähentämisen. Se myös lisää osaltaan työntekijöiden turvallisuutta ja siten vähentää tapaturmia (erityisesti tuotantoalueilla) ja vähentää vikojen ja viivästysten määrää. Varmasti se on huomion arvoinen ratkaisu jokaisessa itseään kunnioittavassa puolalaisessa yrityksessä.