Työntekijän maksamat yritysostot – miten selvitetään?

Verkkosivusto

Melko yleinen tapaus työntekijöiden palkkaamisen jälkeen on erilaisten tavaroiden ja palveluiden ostaminen heidän liiketoimintaansa varten. On mahdollista, että he maksavat tällaiset ostot yksityisillä rahoilla. Katsotaan siis, miten työntekijän maksamat yritysostot selvitetään!

Työntekijän maksamat yritysostot - selvitys

Yritysostojen rahoittaminen työntekijän yksityisillä rahoilla ei ole kiellettyä. Sitten hän saa hyvityksen toimitettujen laskujen perusteella, jotka on luonnollisesti laadittu yritystiedoilla. Tällainen taloudellinen toiminta tulee dokumentoida työntekijän asianmukaisella lausunnolla, joka vahvistaa varojen palauttamisen, tai KW-lomakkeella - kassakone myönnetään.

Ennakkomaksu työntekijälle aiheutuneisiin kuluihin

Toinen työntekijöitä työllistävissä yrityksissä usein käytetty vaihtoehto on ennakkomaksu käteisenä tuotteiden tai palvelujen ostosta. Tällainen ennakko maksetaan esimerkiksi ennen työmatkaa, jotta työntekijän ei tarvitse käyttää rahojaan. Palautuksen jälkeen ennakkomaksu suoritetaan ja mahdolliset jäljellä olevat varat palautetaan.

Miten kulut tulee dokumentoida?

On syytä muistaa, ettei vain yritysostoja tekevä yrittäjä ole velvollinen dokumentoimaan aiheutuneet kulut asianmukaisesti. Työmatkalla olevan työntekijän tulee myös huolehtia oikein laadituista laskuista.

§ 11 kohdan mukaisesti Tulojen ja kulujen verokirjan pitämisestä 23.12.2019 annetun valtiovarainministerin asetuksen 3 §:n 3 momentin mukaan kirjanpitoon tehdään kirjanpitoasiakirjat, kuten:

  • laskut,
  • ALV RR -laskut,
  • laskut,
  • tulliasiakirjat,
  • muut todisteet, jotka vahvistavat sen tosiasian, että liiketoimi on suoritettu sen todellisen kulkunsa mukaisesti ja jotka sisältävät kaikki tässä määräyksessä mainitut seikat.

Erikoistilanteissa kuitit tai liput riittävät katsomaan tietyn kulun verokuluksi. Esimerkkinä voi olla ulkomailta ostettu polttoaine - ei ole vasta-aiheita, jolloin tällaisen kulun kirjaaminen KPiR:iin kuitin perusteella.

Yrityksen oston rahoittaminen työntekijän rahoilla esimerkissä

Työntekijälle yrityksen puolesta aiheutuneiden yrityskulujen selvitys eroaa henkilöveron ja CIT:n osalta. Siksi esitellään molemmat ratkaisut esimerkeissä.

Työntekijälle KPiR:ssä aiheutuneiden yrityskulujen selvitys

Esimerkki 1.

Työmatkalla ollut työntekijä maksoi hotellin, jossa yritys tarjosi hänelle majoituksen. Palattuaan hän toimitti kirjanpitoosastolle laskun, jossa dokumentoitiin hänen hotellissa oleskelunsa, ja sitten talousosasto palautti hänelle rahat.

  1. Miten palautustapahtuma tulee dokumentoida?
  2. Miten selvitetään työntekijän yksityisillä varoilla rahoitettu osto ja palautus toimitetun laskun perusteella? Työnantaja pitää tuloista ja kuluista verokirjaa.

Ilmoitus. 1. Kun rahat palautetaan, on laadittava KW-asiakirja - kassakone myönnetään. Voit myös tehdä lausunnon, jossa vahvistetaan ilmoitetun summan siirtäminen työntekijälle yrityksen puolesta aiheutuneista kuluista.

Ilmoitus. 2. Työntekijän yksityisillä rahoilla rahoitettu osto tulee kirjata samalla tavalla kuin mikä tahansa muu yrittäjälle suoraan tehty yritysosto. Kulujen tyypistä riippuen kustannukset kirjataan seuraavasti:
sarake 10 - tavaroiden ja materiaalien osto,
sarake 11 - tavaroiden ja materiaalien oston sivukustannukset,
sarake 13 - muut kulut.

Työntekijälle yrityksen puolesta aiheutuneiden kulujen selvitys täydestä kirjanpidosta

Esimerkki 2.

Oletetaan nyt, että yritys pitää täyttä kirjanpitoa. Miten kauppa sitten kirjataan?

Kuvatussa tapauksessa käsittelemme seuraavia taloudellisia tapahtumia (oletetaan yksinkertaisuuden vuoksi, että yritys hyötyy arvonlisäverosta):
1. ALV lasku yöltä

  1. ostetun palvelun arvo: 200 PLN
    Tili 201 "Maksut" (analytiikassa: tietyn palveluntarjoajan tili)
  2. ostetun palvelun arvo: 200 PLN
    Wn-tili 402 "Ulkoiset palvelut" (analytiikassa: majoituspalvelut)
  3. Kustannusten sovitus: 200 PLN
    Veloitustili 550 "Yleiset hallintokulut"
    Hänellä on tili 490 "Kulujen selvitys"

2. Työntekijän velvoitteen tunnustaminen - ALV-lasku: 200 PLN

Veloitustili 201 "Maksut" (analytiikassa: tietyn palveluntarjoajan tili)
Tili 234 "Muut selvitykset työntekijöiden kanssa" (analytiikassa: tietyn työntekijän tili)

3. Kulukorvaus työntekijälle - kassa maksaa (KW): 200 PLN

Veloitustili 234 "Muut maksut työntekijöiden kanssa" (analytiikassa: tietyn työntekijän tili)
Hänellä on tili 100 "käteistä"

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Kulujen korvaus työntekijän pankkitilille

Tulojen ja kulujen verokirjan pitämisessä ei ole väliä, suoritetaanko työntekijän yksityisistä varoista rahoitetun yrityskaupan palautus käteisellä vai tilisiirrolla. Molempien transaktioiden selvitys on sama. Täydellisen kirjanpidon tapauksessa, jos rahat palautetaan työntekijän pankkitilille, operaatio tulee suorittaa tililtä 130 "Sekkitili". Esimerkki 3.

Edellisessä esimerkissä, jos työntekijälle maksettaisiin korvaus hänen pankkitililleen, kirjaus olisi identtinen KPiR:n säilyttämisen tapauksessa, kun taas täydellistä kirjanpitoa käytettäessä viimeisestä taloustapahtumasta olisi tehtävä seuraava kirjaus:

3. Työntekijäkorvaus – siirtomääräys: 200 PLN

Veloitustili 234 "Muut maksut työntekijöiden kanssa" (analytiikassa: tietyn työntekijän tili)
Tili 130 "Nykytili"

Yhteenvetona voidaan todeta, että työntekijän yksityisillä rahoilla maksettujen yritysostojen selvitys vaihtelee sen mukaan, pitääkö työnantaja verotulo- ja kulureskontraa vai kaupparekisteriä. Ensimmäisessä tapauksessa kulujen selvittämisen ydin on vain varojen palauttaminen työntekijälle ja asianmukaisten asiakirjojen hallussapito, jotka vahvistavat aiheutuneet kustannukset. Täydellisen kirjanpidon tapauksessa kaikki tehdyt taloudelliset tapahtumat on kirjattava asianmukaisesti.