Henkilötietosuojakoulutus työntekijöille – onko se tarpeellista?

Palvelus

Henkilöstön tietosuojakoulutus on tärkeä osa jokaisen yrityksen henkilötietosuojajärjestelmää. Usein juuri ihminen on heikoin lenkki, joka voi aiheuttaa vakavia vaaratilanteita, jotka vaikuttavat käsiteltyjen tietojen turvallisuuteen. Pahimmassa tapauksessa työntekijän virhe voi johtaa yrityksen maineen menettämiseen tai ankaraan taloudelliseen seuraamukseen.

Pitääkö jokaisen henkilötietojen ylläpitäjän järjestää koulutusta työntekijöille?

GDPR:ssä ei nimenomaisesti mainita velvollisuutta kouluttaa työntekijöitä henkilötietojen suojan alalla, mutta siihen viitataan selkeästi useissa kohdin. Yksi tärkeimmistä kohdista on 39 artikla, jossa määritellään tietosuojavastaavan tehtävät. Tarkastaja on vastuussa GDPR:n, unionin tai jäsenvaltion muiden tietosuojalakien sekä rekisterinpitäjän tai käsittelijän henkilötietojen suojaa koskevien politiikkojen noudattamisen valvonnasta, mukaan lukien tehtävien eriyttäminen, tietoisuuden lisääminen, tietoturvaan osallistuvan henkilöstön koulutus. käsittelytoimia ja niihin liittyviä tarkastuksia.

On totta, että yllä olevaa säännöstä ei voida tulkita yksiselitteiseksi määräyksenä koulutuksen järjestämisestä, koska jokaisen taloudellisen yksikön ei tarvitse nimittää tietosuojavastaavaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tarkastajan puuttuessa ei olisi velvollisuutta kouluttautua. Tällaisessa tilanteessa hänen tehtäviään hoitaa henkilötietojen ylläpitäjä (esim. yrityksen omistaja). On selvää, että päävastuu henkilötietojen suojaamisesta on hänellä. Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, kuka käsittelee henkilötietoja hänen puolestaan ​​ja myöntää joka kerta valtuutukset kaikille yrityksen henkilöille, joilla on pääsy näihin tietoihin. On rekisterinpitäjän edun mukaista, että näillä henkilöillä on asianmukaiset tiedot ja pätevyys. On mahdotonta odottaa, että kaikki työntekijät tuntevat henkilötietojen käsittelyä koskevat määräykset ja lisäksi osaavat panna ne täytäntöön ottaen huomioon sen yrityksen erityispiirteet, jossa he työskentelevät.

Koulutusta olisi siksi pidettävä pakollisena osana liiketoimintaa. Tämä velvollisuus koskee jokaista henkilötietoja käsittelevää yritystä, jopa pienimmässä määrin. Nykyään on vaikea kuvitella yritystä, joka toimisi ilman tällaisia ​​tietoja. Poikkeuksena ovat pienet yritykset, joissa omistaja vastaa kaikista yritystoimintaan liittyvistä muodollisista seikoista. Sen jälkeen se työllistää ihmisiä, joilla ei ole pääsyä henkilötietoihin.

Esimerkki 1.

Yrittäjä pitää autokorjaamoa. Se työllistää kaksi työntekijää, jotka korjaavat autoja eivätkä kommunikoi asiakkaiden kanssa millään tavalla. Tällaisessa tilanteessa koulutus on täysin tarpeetonta, koska vain henkilötietojen ylläpitäjä (eli omistaja) käsittelee henkilötietoja työntekijöiden ja korjaamon asiakkaiden tietojen muodossa.

Yllä oleva esimerkki on kuitenkin epätodennäköinen. Käytännössä työntekijöiden pääsy henkilötietoihin on vaikeaa estää kokonaan. Seuraavassa esimerkissä kuvattu tilanne on paljon todellisempi.

Esimerkki 2.

Yrittäjä pitää autokorjaamoa. Se työllistää kaksi työntekijää, jotka korjaavat autoja, eivätkä pääsääntöisesti ota yhteyttä asiakkaisiin. Omistaja on vastuussa yhteydenotoista asiakkaisiin eli korjausaikojen sovittelusta, laskujen laatimisesta jne. Satunnaisesti, esim. korjaamon omistajan poissa ollessa, kuitenkin tapahtuu seuraavia tilanteita:

  • työntekijä ilmoittaa asiakkaalle puhelimitse mahdollisuudesta noutaa korjattu auto;

  • työntekijä pyytää asiakasta toimittamaan tiedot ajoneuvon rekisteröintitodistuksesta auton osan tilauksen oikeellisuuden tarkistamiseksi;

  • työntekijä toimittaa asiakkaalle henkilökohtaisen laskun palvelusta.

Jokainen edellä mainituista toimista sisältää pääsyn henkilötietoihin. Tällaisessa tilanteessa työntekijän tulee siis tietää, kuinka toimia heidän kanssaan. Omistajan on siis koulutettava työntekijöitä asiakkaiden henkilötietojen suojamenettelyihin.

Kenen pitäisi kouluttaa työntekijöitä?

Henkilötietojen suoja-alan koulutusta järjestävän henkilön profiilista ei ole tarkkoja ohjeita. Epäilemättä sen tulee olla pätevä, toisin sanoen osoittaa asianmukaiset tiedot ja taidot. Mahdollisuuksia on useita:

  1. Jos yritykseen on nimitetty tietosuojavastaava, hänen tulee olla koulutuksesta vastuussa korkeimman pätevyyden vuoksi (vaikka tämä ei tarkoita, etteikö häntä voisi tukea tällä alalla esim. ulkopuolisella palveluihin erikoistuneella yrityksellä). koulutuspalveluista).

  2. Jos yritykselläsi ei ole tietosuojavastaavaa, voit valita useista vaihtoehdoista:

    1. koulutukset järjestää omistaja, jonka tulee hankkia tarvittavat tiedot itse (pienille yksiköille sopiva ratkaisu);

    2. koulutuksen suorittaa nimetty työntekijä (jolloin on varmistettava nimetyn työntekijän asianmukainen pätevyys);

    3. ulkopuolinen taho, joka huolehtii henkilötietojen alan koulutuksesta.

Oikeaa ratkaisua valittaessa on aina otettava huomioon käsittelyn laajuus ja laajuus. Mikäli yrityksen toiminta perustuu pitkälti henkilötietojen käsittelyyn ja käsittelyn perusteet johtuvat esimerkiksi laajasta lainsäädännöstä, kannattaa henkilöstön koulutus uskoa alan päteville asiantuntijoille.

Milloin kouluttaa työntekijöitä henkilötietojen suojasta?

Työntekijöiden koulutuksen tulee olla jatkuvaa. Tämä tarkoittaa, että ne tulee järjestää tarpeen tullen. On vähintään neljä tilannetta, joissa koulutusta voidaan pitää tarpeellisena.

Ensimmäinen tilanne on hetki ennen työntekijän aloittamista. Henkilötietojen ylläpitäjä valtuuttamalla työntekijä ilmoittaa olevansa valmis työskentelemään henkilötietojen kanssa. Tästä syystä hänen tulisi suorittaa koulutusta ennen sen tekemistä.

Toinen tilanne on lainmuutos. On huomattava, että kyse ei ole vain henkilötietojen suojalain tai GDPR:n muuttamisesta. Kyse on myös alan säännöksistä, jotka usein ovat tietojenkäsittelyn perusta.

Toinen koulutusta vaativa tilanne on muutos sisäisissä määräyksissä tai yrityksen organisaatiorakenteessa. Sisäiset määräykset voivat olla esimerkiksi turvallisuuspolitiikka. Toisaalta yrityksen rakenteen muutos voi liittyä yksittäisten tehtävien muutokseen tai henkilötietoja sisältävien asiakirjojen kiertoon. Kummassakin tapauksessa työntekijöiden koulutus on erittäin toivottavaa.

Viimeinen selkeä syy työntekijöiden koulutuksen järjestämiseen on henkilötietoihin liittyvä tapaus. Tällaisessa tilanteessa tärkeä osa korjaavia toimenpiteitä on koulutus, jossa työntekijöille osoitetaan henkilötietojen virheellisen käsittelyn syyt ja seuraukset sekä menettelyt vastaavien uhkien välttämiseksi tulevaisuudessa.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Miten työntekijöiden koulutus tulisi järjestää?

Kuten kouluttajan ja koulutusten tiheyden, myös niiden muoto riippuu pitkälti yrittäjän valinnasta. Koulutuksen perustyypit ovat suora ja epäsuora koulutus. Ensimmäinen on työntekijän tai työntekijäryhmän henkilökohtainen koulutus pätevän henkilön toimesta. Tällä yhteydenpitomuodolla on monia etuja, joista tärkein on kyky olla vuorovaikutuksessa työntekijöiden kanssa. Epäsuora koulutus perustuu koulutusmateriaalien peräkkäiseen siirtoon tai koulutuksen toteuttamiseen verkko-oppimisen muodossa. Tämä lomake on paljon helpompi suorittaa, etenkin suurissa yrityksissä, mutta tällaisen koulutuksen tehokkuus on varmasti paljon pienempi. Koulutusmuodosta riippumatta työntekijät kannattaa jakaa niiden henkilötietojen käsittelyprosessien mukaan, joihin he osallistuvat. Esimerkiksi kouluttaa erikseen markkinointiosaston, henkilöstöosaston, johtohenkilöstön jne. Tämän ansiosta koulutuksen sisältö voidaan mukauttaa paremmin tehtävän erityispiirteisiin.

Yhteenveto

Jokaisen henkilötietojen ylläpitäjän tulee järjestää työntekijöille henkilötietoihin liittyvää koulutusta. Ainoa poikkeus ovat yrittäjät, jotka työllistävät työntekijöitä, joilla ei ole yhteyttä henkilötietoihin. Pätevyydet ovat avainasemassa koulutuksen suorittavan henkilön valinnassa. Lain edellyttämää koulutustiheyttä ei ole määritelty. Ne on kuitenkin järjestettävä ennen työntekijän töiden aloittamista, yleisesti sovellettavan lain tai yrityksessä hyväksyttyjen menettelytapojen muutosten jälkeen sekä myös tapahtuman jälkeen. Koulutuksen muoto tulee mukauttaa organisaation mahdollisuuksiin tietyssä yrityksessä, pitäen samalla mielessä, että sen tehokkuus on tärkeintä.