Asiakirjojen säilyttäminen työntekijän henkilökohtaisissa tiedostoissa

Palvelus

Monilla HR-asioita käsittelevillä ihmisillä on dilemma, miltä asiakirjojen säilyttämisen henkilökohtaisiin tiedostoihin pitäisi näyttää. Mitkä asiakirjat on säilytettävä arkistossa ja mitä ei. Löydät vastauksen tähän kysymykseen tästä artikkelista.

Asiakirjojen säilyttäminen henkilökohtaisissa tiedostoissa - oikeusperusta

Vitsi. Työlain 94 §:n 9a kohdasta ilmenee, että työnantaja on velvollinen säilyttämään asiakirjoja työsuhteeseen ja työntekijöiden henkilötietojen säilyttämiseen liittyvissä asioissa. Mitä henkilötiedostoihin tulee sisällyttää, määrää työ- ja sosiaaliministerin 28. toukokuuta 1996 antama määräys työnantajien työsuhteeseen liittyvien asioiden asiakirjojen säilyttämisen laajuudesta ja työntekijöiden henkilötietojen säilytystavoista. Asetuksessa erotetaan kolme osaa, joiden tulee koostua tiedostoista: osat A, B ja C.

Osa A sisältää työnhakuvaiheessa kerätyt asiakirjat, osa B - työsuhteen aikana kerätyt asiakirjat ja osa C - irtisanomiseen liittyvät asiakirjat. Tässä on syytä korostaa, että kahdessa viimeksi mainitussa tapauksessa lainsäätäjä on käyttänyt termiä "in", mikä tarkoittaa, että työnantaja voi sijoittaa muita kuin laissa mainittuja asiakirjoja.

Missä siinä tapauksessa tulee säilyttää asiakirjat, joita ei ole laissa määritelty, mutta joita käytetään yleisesti henkilöstöliikkeessä? Tämä sisältää:

Jätä pyyntöjä

Lainsäätäjä ei ole kieltänyt kysymyksessä mainittujen asiakirjojen säilyttämistä käsitellyssä joukossa, mutta asetuksen säännökset puoltavat niiden jättämistä henkilökansioiden asiakirjojen ulkopuolelle. Vuosilomahakemus paperilla tai sähköisessä muodossa on työaikaa koskeva asiakirja, jota käytetään sisäisten määräysten tai ohjeiden perusteella. Työaikakirjanpito, joka sisältää vuosiloman, on ehdottoman pakollinen asiakirja, mutta sitä ei ole määritelty pakolliseksi henkilökansion B-osassa - siksi on vielä vaikeampaa tunnistaa, että vuosilomahakemukset tulisi säilyttää sen sisällä. Lisävahvistus vuosilomahakemusten jättämiselle arkistoissa on niiden suhteellisen suuri määrä. Asiakirjojen säilyttäminen henkilökohtaisessa arkistossa lehtien päällä vaikeuttaisi niiden käyttöä. On yleistä säilyttää lomahakemuksia työaikalomakkeissa, mikä vaikuttaa järkevältä ja käytännölliseltä.

Lääkärintodistukset

ZUS ZLA -asiakirjalla eli lääkärintodistuksella tapahtuu samanlainen tilanne kuin lomahakemuksissa - sillä erolla, että niin kauan kuin se on vielä paperimuodossa, tulee tämä dokumentti työaikapöytäkirjaan merkinnän jälkeen säilyttää palkkakirjanpito.

PIT-2

Tätä asiakirjaa ei ole määritelty kyseisessä määräyksessä henkilökansioissa säilytettäväksi asiakirjaksi. Se on kuitenkin välttämätön ja ehdottomasti toimitettava työsuhteen aikana (sopimuksen tekemisen jälkeen). Työntekijä on velvollinen toimittamaan tällaisen asiakirjan, joka johtuu 12 artiklan säännöistä. 32 sek. Pdof-lain 3 §. Työnantaja voi säilyttää tällaisen ilmoituksen työntekijäkansion ulkopuolella, mutta käytännön syistä on tarkoituksenmukaista sisällyttää asiakirja henkilökansioon.

Lisättyjen verovähennyskelpoisten kustannusten soveltaminen

Työpaikka soveltaa PFO:n ennakkomaksua laskettaessa korotettua verovähennyskelpoista kustannuksia, jos työntekijä tekee ilmoituksen, että hänen vakituinen tai tilapäinen asuinpaikka sijaitsee työpaikan kaupungin ulkopuolella. Tämä johtuu Art. 32 sek. 5 art. 22 sek. 2 Pdof-lain 3 kohta. Tässä tilanteessa tämä asiakirja voidaan sisällyttää henkilötiedoston B-osaan. Henkilötiedostojen säilyttämistä koskevassa määräyksessä tätä lausuntoa ei mainita, mutta käsitellyn asian oppia hallitsee näkemys, että julistukset ns. vero (PIT-2 ja korotettujen kustannusten soveltamisesta) voidaan myös tallentaa erilliseen asiakirjasarjaan tätä tarkoitusta varten.