Puolison PIT-11 - onko työnantajalla oikeus pyytää tällaisia ​​tietoja?

Palvelus

Art. Työlain 94 9a momentin mukaan työnantaja on velvollinen säilyttämään asiakirjoja työsuhteeseen liittyvissä asioissa ja työntekijöiden henkilökansioita. Toisaalta etuuksien myöntäminen ja yhtiön sosiaalietuusrahaston maksujen suuruus riippuu tietyistä kriteereistä eli elämäntilanteesta. Voiko työnantaja kuitenkin pyytää puolison PIT-11-tietoja?

Mitä tietoja työnantaja voi saada?

Taiteessa. Työlain 22 §:ssä säädetään tiedoista, joita työnantaja voi kerätä työntekijän työsuhteen yhteydessä. Työlain 22 artikla
"§ 1. Työnantaja vaatii työnhakijaa toimittamaan henkilötietoja, mukaan lukien:
1) etunimi (nimet) ja sukunimi;
2) syntymäaika;
3) tällaisen henkilön ilmoittamat yhteystiedot;
4) koulutus;
5) ammattipätevyys;
6) aikaisemman työsuhteen kulku.
2 § Työnantaja pyytää 1 §:n 4-6 kohdassa tarkoitettuja henkilötietoja, kun se on tarpeen tietyntyyppisen työn suorittamiseksi tai
3 § Työnantaja vaatii työntekijältä lisätietoja
1) asuinosoite;
2) PESEL-numero ja jos sellaista ei ole - henkilöllisyyden vahvistavan asiakirjan tyyppi ja numero;
3) muut työntekijän henkilötiedot sekä työntekijän lasten ja muiden hänen lähiomaistensa henkilötiedot, jos tietojen antaminen on välttämätöntä työntekijän työlainsäädännössä säädettyjen erityisoikeuksien käytön vuoksi;
4) koulutus ja aikaisemman työskentelyn kulku, jos työhönhakijalta ei ole perusteita niiden vaatimiselle;
5) maksutilin numero, jos työntekijä ei ole jättänyt palkkahakemusta henkilökohtaisesti.
4 § Työnantaja pyytää muita kuin 1 ja 3 §:ssä tarkoitettuja henkilötietoja, kun se on tarpeen laista johtuvan oikeuden käyttämiseksi tai velvollisuuden täyttämiseksi.
5 § Henkilötiedot asetetaan työnantajan saataville rekisteröidyn ilmoituksen muodossa.Työnantaja voi pyytää, että 1 ja 3 §:ssä tarkoitettujen henkilöiden henkilötiedot dokumentoidaan siltä osin kuin ne ovat tarpeen niiden vahvistamiseksi. Edellä sääntelemättömissä henkilötietoasioissa sovelletaan henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä.

Kuka on työntekijöiden henkilötietojen ylläpitäjä?

Tärkeimmät henkilötietojen käsittelyä koskevat säännöt sisältyvät 10.5.2018 annettuun lakiin henkilötietojen suojasta ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679, annettu 27.4.2016, henkilötietojen suojasta. yksilöiden suojaa henkilötietojen käsittelyssä. GDPR:n mukaan henkilötietojen ylläpitäjä on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, oikeushenkilöllisyyttä vailla oleva yhteisö tai muu taho, joka itsenäisesti tai yhdessä muiden kanssa määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja menetelmät. Toisaalta työsuhteen luominen asettaa työnantajalle useita työntekijöiden työnteon etenemisen dokumentointiin liittyviä velvoitteita. Tämä tekee työnantajasta työntekijöiden henkilötietojen ylläpitäjän. On kuitenkin syytä muistaa, että hän on usein myös yhteinen rekisterinpitäjä ja joskus jopa käsittelijä.

Henkilötietojen suojaa koskeva asetus sisältää henkilötietojen käsittelyn perussäännöt:

  • laillisuus (laillisuus, oikeudenmukaisuus ja avoimuus) - tarkoittaa, että tietojen käsittelyn tulee olla laillista, oikeudenmukaista, rehellistä ja läpinäkyvää,
  • tarkoituksenmukaisuus (rajoitettua tarkoitusta varten) - työnantaja saa käsitellä tietoja vain tiettyyn tarkoitukseen,
  • tietojen minimointi - tarkoittaa, että työntekijän tietoja tulee käsitellä vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä,
  • tallennusrajoitukset - tietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen,
  • oikeellisuus - työnantajien keräämien tietojen on oltava todellisia, totta, täydellisiä ja päivitettyjä,
  • eheys ja luottamuksellisuus - työnantaja on velvollinen suojaamaan käsitellyt tiedot täysin,
  • vastuullisuus – rekisterinpitäjä on vastuussa sääntöjen noudattamisesta ja sen on kyettävä osoittamaan noudattaminen.

Työnantajan on noudatettava yllä olevia sääntöjä kerätessään ja käsitellessään tietoja.

Milloin työnantaja voi pyytää puolison PIT-11-tietoja?

Ensinnäkin on huomioitava, että henkilötietoja käsittelevä työnantaja ei saa kerätä niitä laajemmin kuin on tarkoitus saavuttaa tarkoitus, jota varten tiedot on saatu. Siksi työnantajan tulee odottaa työntekijältä vain sellaisia ​​tietoja, joita käytetään tietyn oletuksen saavuttamiseen, eikä niitä hankita ja kerätä vain tulevaa käyttöä varten. Sen ei kuitenkaan pitäisi kerätä tarkempia tietoja työpaikan olemassa olevien tarpeiden tai erityissäännösten mukaisten tarpeiden lisäksi.

Työnantajan pyynnön puolison PIT-11-lomakkeissa olevista tiedoista tulee liittyä sisäisten määräysten vaatimuksiin ja toimeenpanoon ja sen tulee palvella tietyn tavoitteen saavuttamista. Useimmiten he odottavat tällaisia ​​tietoja varmistaakseen työntekijän tulot yhtä perheenjäsentä kohden myöntäessään hänelle asianmukaista etuutta Yrityksen sosiaalietuusrahastosta. On syytä muistaa, että jos työnantaja vaatii niitä selvittämään oikeutta yrityksen sosiaalietuuksiin, siitä tulee olla asianmukaisesti säännelty Yhtiön sosiaalietuusrahaston säännöissä. Näin ollen työnantaja voi pyytää tätä etuutta hakevaa työntekijää vahvistamaan puolison tulojen määrän. Tietyn työnantajan voimassa olevat Sosiaaliturvarahaston säännökset tulee sopia ammattiliittojärjestön kanssa, sisältää yksityiskohtaiset tiedot, mitkä asiakirjat työntekijän on esitettävä etuuden perimiseksi. On syytä huomata, että hän voi dokumentoida tulojen määrän ilmoittamalla summan tai toimittamalla puolison PIT-11-lomakkeen tarkastettavaksi. Työnantaja voi myöntää etuuden vain, jos työntekijä täyttää kaikki ZFŚS-säännöissä määritellyt ehdot. Lisäksi työnantaja voi vaatia, että puolison PIT-11-lomake esitetään tarkastettavaksi tulojen asianmukaisen todentamiseksi.

Henkilötietosuojaviraston kanta yhtiön sosiaalietuuksien myöntämiseen tarvittavista tiedoista

Etuuksien myöntäminen ja tukien suuruus Yhtiön sosiaalietuusrahastosta riippuvat tietyistä kriteereistä eli oikeutetun elämästä, perheestä ja aineellisesta tilanteesta. Tämä tarkoittaa, että työntekijän tilanne edellyttää tässä tapauksessa sen määrittelyä, eli työntekijän ja hänen perheenjäsentensä henkilötietojen käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan saa johtaa laajempaan tietojen keräämiseen kuin on tarpeen. Henkilötietosuojavirasto huomauttaa oppaassaan, että työnantajan oikeus pyytää tietoja ja toimittaa asiaankuuluvia asiakirjoja tulee perustella määräyksissä. UODO kuitenkin korostaa, että asiaankuulumattomien tai yksityiskohtaisempien tietojen sekä "tulevaisuuden" tietojen kerääminen on kiellettyä. Siksi kopiota työntekijän perheenjäsenen veroilmoituksesta (PIT) ei tarvita taloudellisen tilanteen tarkistamiseksi. Se voidaan tehdä eri tavalla. Henkilötietosuojaviraston mukaan PIT voidaan toimittaa vain työnantajan tarkastettavaksi tarkastuksen suorittamiseksi.

Virasto suosittelee myös harkitsemaan muita ratkaisuja tässä tapauksessa, esimerkiksi tuloilmoitusten tunnustamista yhtä jäsentä kohden.

GDPR:n mukaan henkilötietoja tulee kerätä vain tarpeellisessa määrin ja asiaa koskevien määräysten perusteella. Henkilötietoviraston kannan mukaisesti työnantaja voi pyytää puolisolta PIT-11:n, mutta vain tarkastusta varten.