Tapahtumien järjestäminen – 10 asiaa, jotka tulee pitää mielessä

Palveluliiketoiminta

Useimmat meistä haluavat osallistua tapahtumiin. Siinä on jotain lomaa. Tunnemme olevansa arvostettuja, että voimme osallistua johonkin erityiseen. Tapahtumat vaihtelevat. Yrityksen näkökulmasta se voi olla tekosyy markkinointitoiminnalle, mutta myös brändikuvan rakentamiselle. Se voi olla myös yrityksemme ydin - tapahtumien järjestäminen ja samalla tehokkaan liiketoiminnan pyörittäminen. Riippumatta siitä, järjestämmekö tapahtumia säännöllisesti vai vain satunnaisesti, tämä artikkeli kannattaa lukea. Tämän ansiosta vältämme varmasti monia ongelmia.

1. Miksi tai minkä tavoitteen haluamme saavuttaa järjestämällä tapahtuman

Kannattaa vastata kysymykseen, mitä haluamme saavuttaa järjestämällä tietyn tapahtuman. Pitäisikö niillä olla vaikutusta myyntiin vai pikemminkin brändikuvan rakentamiseen? Välitämme voitosta vai hyväksymmekö kustannukset sellaisten etujen nimissä, joita ei voida siirtää suoraan rahaksi? Näihin kysymyksiin kannattaa kirjoittaa vastaukset ylös. Tällainen tarve laittaa ajatukset paperille järjestää täydellisesti tavoitteet ja helpottaa oletusten muuttamista teoiksi. On myös syytä kiinnittää huomiota siihen, että suunnitellut toimet sopivat hyvin markkinointiviestintämme laajempaan kontekstiin. Tapahtumien järjestäminen viime hetkellä ja ajattelematta voi olla suorastaan ​​haitallista liiketoiminnallemme.

2. Missä, se on oikea paikka järjestettyyn tapahtumaan

Tarkka vastaus ensimmäiseen kysymykseen helpottaa vastaamista seuraavaan. Jos tiedämme, miksi järjestämme tapahtuman ja kenelle se on osoitettu, on helpompi arvioida meille mahdollisesti vierailevien ihmisten määrä. Tämän ansiosta voimme päättää tapahtuman paikasta. Tuleeko siitä yrityksemme kotipaikka? Ehkä joku liikkeistämme? Tai ehkä kannattaa sijoittaa paikkaan kaupungin keskustassa tai tehdä yhteistyötä jonkin paikallisen kauppakeskuksen kanssa? Tässä suunnitteluvaiheessa kannattaa valmistella muutama idea, sillä osa valituista paikoista saattaa osoittautua tarpeettomaksi tai tarpeihimme sopimattomiksi.

3. Milloin tai miten tapahtuman päivämäärä valitaan

Kalenteri on tärkeä suunnittelussa. Ensinnäkin asiat ovat aivan ilmeisiä - meidän ei pidä suunnitella tapahtumaa jouluksi ja pääsiäiseksi. Jäljellä olevat vapaapäivät ovat hyvä idea, jos yrityksemme profiili sen sallii ja vastaukset kahteen ensimmäiseen kysymykseen osoittavat, että tällainen aika saattaa olla sopiva. Lomat eivät kuitenkaan ole kaikki kaikessa. Kannattaa tarkistaa, järjestetäänkö meitä kiinnostavina päivinä muita samalle ryhmälle suunnattuja tapahtumia, joihin haluamme päästä. Se voi olla konsertti, kilpailijoiden promootiotoiminta, elokuvan ensi-ilta jne. On myös muistettava, että tapahtumien järjestäminen vie paljon aikaa. Asiaankuuluvien sopimusten allekirjoittaminen, taiteilijan ajan varaaminen, jos se kuuluu ohjelmaamme. Myös hyväksyntöjen saaminen ja dokumentaation laatiminen voi olla aikaa vievää, jos kyseessä on massatapahtuma, josta puhumme myöhemmin tässä artikkelissa.

4. Tapahtumien järjestäminen – kenen siitä pitäisi huolehtia?

Tapahtumien järjestäminen on yleensä erittäin työlästä. Se vaatii usein myös erikoisosaamista. Sitä paitsi tapahtuman järjestäminen ei voi keskeyttää yrityksemme toimintaa, koska kaikki ovat tekemisissä järjestämisen kanssa. Siksi on tehtävä päätös, nimitetäänkö joku työntekijämme organisaatioon vai käytetäänkö ulkopuolista yritystä. Palkkaammeko konsultin, joka löytää parhaat tarjoukset juhlaturvallisuuteen, siivoukseen jne., vai palkkaammeko ison tapahtumatoimiston, joka hoitaa suurimman osan palveluista itse? Konsultin etuja ovat yleensä laajempi toimintatarjonta, järjestelyjen helppous ja suurempi joustavuus ajan suhteen. Tapahtumatoimisto on hyvä idea, kun kyseessä on isompi tapahtuma tai kun aiomme käyttää laajaa tekniikkaa (lava, äänijärjestelmä, lisävalo jne.) - tapahtumatoimistojen työntekijät ovat yleensä laatineet toimintamalleja, jotka on tärkeää, kun on tarpeen koordinoida useiden ryhmien toimintaa.

5. Joukkotapahtuma?

Tärkeä kysymys tapahtuman järjestämisen yhteydessä on pohtia, täyttääkö se joukkotapahtuman kriteerit. Näitä asioita säätelee joukkotilaisuuksien turvallisuutta koskeva laki. Sitä kannattaa tarkastella ensisijaisesti, jotta voidaan vastata kysymykseen, onko suunnittelemamme tapahtuma laissa tarkoitettu massatapahtuma. Jos näin on, meillä on monia velvollisuuksia. Laki säätelee muun muassa dokumentoinnin laatimista, määrittelee käymälöiden vähimmäismäärän, jonka paikan päällä tulee olla käytettävissä, velvoittaa palkkaamaan toimiluvan. Joukkotapahtuman järjestämiseen on myös hankittava asianmukaiset luvat. Vaikka läpäisimme tämän menettelyn onnistuneesti, meidän on annettava itsellemme enemmän aikaa valmistautua, mikä johtuu pääasiassa määräajoista, jotka eri toimielinten on vastattava suostumukseensa.

6. Tapahtumien järjestäminen - miten skenaario luodaan?

Tämä on yksi tapahtumaorganisaation avainelementeistä. Mielenkiintoinen skenaario voi tehdä tapahtumasta unohtumattoman, kun taas huonosti valmisteltu se voi saada projektin epäonnistumaan. Käsikirjoituksen tulee sisältää paitsi lavalla tapahtuvan, myös sen ulkopuolella tapahtuvan toiminnan. On syytä olettaa useita hätäskenaarioita, esimerkiksi sääolosuhteisiin liittyen. Arvokkaita ovat myös ennusteet alhaisesta tai odottamattoman suuresta osallistujamäärästä, tekniikan ongelmista ja tietystä viiveestä, jolla yleisö reagoi yrityksiin saada heidät mukaan hauskanpitoon. Skenaario on myös erittäin tärkeä dokumentti, jonka pohjalta suunnitellaan, mitä tapahtuman toteuttamiseen tarvitaan ja mitä teknisiä laitteita meidän tulisi hankkia.

7. Tapahtuman tekniset tilat

Jokainen tapahtuma edellyttää teknistä turvallisuutta.Joskus tarvitsemme vain vahvistimen mikrofonilla ja kaiuttimella, ja joskus tarvitsemme tuoda muutaman rekan varusteita. Skenaarion perusteella voimme laatia inventaarion tarvittavista teknisistä elementeistä. Laitteiden toiminnan edellyttämän sähkön saaminen vaatii erityistä huomiota. Kannattaa myös harkita generaattorin vuokraamista, joka toimii turvana virransyöttöongelmissa. Sama pätee Internetiin. Monet meneillään olevat tapahtumat lähetetään järjestäjien verkkosivuilla. Tällä pyritään edelleen edistämään ja rohkaisemaan vielä epävarmoja ihmisiä osallistumaan tapahtumaan. Osana teknistä valmistelua muistikirjassamme tulee olla myös hätä-, teknisten, energia-, kaasu-, vesi- ja viemäripalveluiden sekä lähimmän poliisiyksikön puhelinnumerot. Kriisitilanteessa aika on usein tärkeä, eikä se ole hyvä aika etsiä puhelinnumeroa tai osoitetta taholta, jonka apua tarvitsemme.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

8. Suunnittele odottamattomat

Tämä on jo mainittu yllä, mutta toistetaan - oman mielenrauhamme vuoksi meillä pitäisi olla valmiussuunnitelmat. Tämä koskee jo mainittuja teknisiä ongelmia (esim. sähkökatkos), skenaarioita (esim. taiteilijan poissaolo), mutta kannattaa myös katsoa laajemmin, mikä voi mennä pieleen ja mihin kannattaa varautua. Tapahtumien järjestäminen tulee todennäköisesti olemaan jotain poikkeuksellista yrityksellemme. Tulemme varmasti luottamaan tavallista useamman ihmisen huomion saamiseen. Olemmeko valmiita siihen? Ehkä kannattaisi tarjota lisää henkilökuntaa vihjelinjallemme? Turvataanko verkkosivustomme IT-tuki? On myös arvokasta valmistella kuvakriisiin liittyviä skenaarioita, jotka voivat johtua epäsuotuisten kommenttien kertymisestä Internetiin tai muista äkillisistä ja odottamattomista tapahtumista (esim. tapahtuman aikana sattunut onnettomuus, jonka seurauksena haavoittunut mainitaan ).

9. Yhteenveto tapahtumasta

Toteutamme tämän kohdan luonnollisesti tapahtuman päätyttyä. On kuitenkin syytä olettaa etukäteen, että tällainen yhteenveto tehdään. Sille kannattaa antaa erityinen rakenne, jonka ansiosta on helpompi vertailla muiden suoritettujen toimintojen vaikutuksia. Tässä ovat ehdotetun yhteenvedon osat:

  • tapahtuman päivämäärä ja paikka,
  • tavoitteet, jotka halusimme saavuttaa (tavoitteiden tulee vastata liiketoimintatavoitteitamme - esim. uuden tuotteen tuominen markkinoille) ja niiden vaikutusten arviointi pisteasteikolla,
  • investointi - kuinka paljon käytimme toimintojen toteuttamiseen,
  • tulot - jos myynti tapahtui tapahtuman aikana,
  • luettelo tehdyistä virheistä ja niiden analysointi (syy niiden esiintymiseen ja tapa ratkaista ne tulevaisuutta varten).

10. Seuraavien tapahtumien suunnittelu

Olemme jo maininneet, että järjestämiemme tapahtumien tulee vastata yrityksemme muita suunnitelmia. Tapahtumien järjestäminen on liiketoiminnan kehittämisen työkalu, ei hetken mielijohteesta. Tähän voi auttaa kohdassa 9 kuvattu jo toteutuneiden tapahtumien arviointi, jonka jälkeen meidän tulee tarkistaa suunnitelmiamme jokaisen arvioinnin jälkeen. Toisaalta se välttää samojen virheiden toistamisen, toisaalta se on loistava tilaisuus toteuttaa uusia ideoita ja testata niitä.

Tapahtumien järjestäminen ei ole helppoa. Samalla se on loistava työkalu asiakkaidemme ja liikekumppaneiden tapaamiseen. Nykymaailma perustuu suurelta osin suhdemarkkinointiin, eikä mikään rakenna ihmissuhteita paremmin kuin yhteiset kokemukset. Vaikka olisimme luoneet ne itse.