Ohjelmisto tilitoimistoille, joiden tiedot ovat pilvessä

Kirjanpitotoimistot

Tilitoimistot ovat olleet korvaamaton apu pienille ja keskisuurille yrityksille Puolassa jo vuosia. Niiden kautta toimijat selvittävät veroviraston ja ZUS:n kanssa, ja usein he uskovat myös henkilöstö- ja palkkaasiat. Tällainen ulkoistaminen ei olisi mahdollista ilman asianmukaista ohjelmistoa. Yhä useammat yritykset käyttävät verkkokirjanpitoa, ja yhä useammat tilitoimistot ovat siirtymässä tietokoneilleen asennetuista ohjelmista pilveen. Kuinka valita hyvä ohjelmisto tilitoimistoille?

Kirjanpidon asteittainen digitalisointi

Tyypillinen puolalainen tilitoimisto on valitettavasti edelleen täynnä kansioita sekä yksi tai useampi pöytä tietokoneineen. Sattuu niin, että niihin asennettu ohjelmisto on vanha, mutta tuottajien päivittämä. Asiakkaat toimittavat kasoittain uusia papereita, mukaan lukien erityisesti laskuja, joita laaditaan Puolassa puolentoista miljardin edestä vuodessa.

Digitalisointia ei kuitenkaan pakota vain tekninen kehitys, vaan jopa lainsäätäjä, joka - haluten tiukentaa verojärjestelmää mahdollisimman paljon - asettaa uusia velvoitteita, jotka edellyttävät uusien ohjelmistojen käyttöä, kuten standardin valmistelua ja lähettämistä. Audit File tai tuleva KSeF eli kansallinen e-laskujärjestelmä.
Tämän seurauksena sekä yrittäjien että heitä palvelevien tilitoimistojen on toimittava nopeammin ja tehokkaammin. Hyvä ratkaisu on verkkokirjanpito ja pilvessä toimiva ja Internetin kautta saatavilla oleva ohjelmisto tilitoimistoille.

Kirjanpitopalvelumarkkinat Puolassa

Puolan kirjanpitopalvelumarkkinoiden arvo ylittää 5 miljardia zlotya. Lähes kaksi miljoonaa pientä (pääosin yhden hengen) ja keskisuuria yritystä tarvitsee palveluita. Kun niitä syntyy yhä enemmän, jokainen tilitoimisto voi hankkia uusia asiakkaita tulevina vuosina. Keskimäärin niitä on useita kymmeniä. Tätä kirjanpitoa käyttävät useimmiten yhden hengen yritykset, mukaan lukien freelancerit. Tarkoituksena on keskittyä omaan liiketoimintaan eikä murehtia säännöksiä tai kirjanpitotoimia, joita käytännössä vain ammattilaiset ymmärtävät.

Liiketoiminnan kehittämissäätiön STARTERin "Report Usługi Księgowe w Polsce 2013 Edition" mukaan Internet-kirjanpitopalvelumarkkinoiden arvo oli 221 miljoonaa zlotya, ja sen potentiaali on seitsemän kertaa suurempi. Edelleen noin 60 % yrittäjistä ei luota verkkoratkaisuihin, mutta kuten tiedät, tämä on vähitellen muuttumassa: on vain ajan kysymys, milloin he siirtyvät papereista palvelimille tallennettuihin tietoihin.

Tilitoimisto datalla pilvessä

Esimerkki siitä, kuinka tehokas ja helppokäyttöinen ja samalla turvallinen tilitoimistojen kirjanpitoohjelma voi olla, on wCompany tilitoimistoille. Tämä ratkaisu kattaa kaikki tilitoimistojen käsittelemät asiat ja mahdollistaa myös tilien luomisen ja jakamisen asiakkaiden kanssa. Näin ollen ei vain kirjanpitäjällä, vaan myös hänen asiakkaallaan on pääsy pilveen tallennettuihin asiakirjoihin

Tilitoimiston kuukausitilaus on yksinkertainen johdannainen palveltujen asiakkaiden määrästä. Siksi se on erittäin halpa palvelu, kun otetaan huomioon, että se sisältää paitsi 24/7 pääsyn ohjelmistoihin ja tietoihin, myös asiantuntijatuen.

Siellä on siis kirjanpito automaattisella tietojen lukemisella OCR:llä ilman rajoituksia, tietueita, ilmoitusten ja ilmoitusten käsittelyä, viestintämoduuli asiakkaan kanssa, laskutustyökalut ja paneeli asiakkaalle. Tietysti järjestelmä sisältää myös tilitoimistojen HR-ohjelman.

Kokonaisuus on suunniteltu niin, että toiminta on intuitiivinen ja helppo oppia niin tilitoimiston työntekijöille kuin asiakkaille, joille se tarjoaa tilit. Kaikki laskut voidaan nyt luoda ja tallentaa järjestelmään sekä lähettää vastaanottajille. Palvelin pitää verokirjaa tuloista ja kuluista, käyttöomaisuusrekisteriä, pankki- ja kassapalvelua. Yrittäjällä on käytössään laskutusohjelman lisäksi myös CRM- ja varastoohjelmisto verkkokaupan integraatioineen.

Järjestelmä on tietysti integroitu e-ZUS:iin (ei tarvitse käyttää ulkoisia ohjelmia, kuten Płatnik!) Ja valtiovarainministeriön palvelimiin. On mahdollista pitää kirjaa työajasta ja luoda sähköisiä henkilötiedostoja.

Turvallisuus ennen kaikkea

Tilitoimistojen wCompany-järjestelmällä on tällä hetkellä noin 500 000 rekisteröityä käyttäjää ja tilille on lähetetty 41 miljoonaa laskua.Kyseessä on todella valtava määrä dataa, myös GDPR-säännösten suojaamaa tietoa, joten ensisijaisena tavoitteena on varmistaa niiden ehdoton turvallisuus sekä keskeytymätön saatavuus.

Verkkokirjanpitoa suorittava tilitoimisto on siten henkilötietojen sekä asiakkaidensa luottamuksellisten taloustietojen ylläpitäjä. Mikäli hän päättää käyttää pilvipohjaista järjestelmää, hänen on oltava täysin varma siitä, että ratkaisuntarjoaja varmistaa luotettavuutensa ja uskottujen tietojen turvallisuuden.

Tämän tulee ennen kaikkea koostua säännöllisistä, toistuvista varmuuskopioista, jotka sijaitsevat eri palvelimilla, jotta laitteistovian tai hakkerointihyökkäyksen sattuessa oikeat tiedot voidaan palauttaa ja niihin pääsee nopeasti käsiksi. Tässä virtuaalijärjestelmällä on etu tietokoneen kiintolevylle tallennettuihin tietoihin verrattuna. Lähes joka neljäs tällainen epäonnistuminen perinteisessä tilitoimistossa tarkoittaa katastrofia, kun taas pilvessä olevat tiedot eivät tallennu yhteen, vaan useaan kopioon ja moneen paikkaan. Pilvipohjainen järjestelmä poistaa varmuuskopioiden luomis- ja suojausvelvollisuuden tilitoimistolta.
Tärkeää on myös valvoa pääsyä sisäänkirjautumisen ja säännöllisesti vaihtavan salasanan kautta, jota täydennetään käyttämällä käyttäjän matkapuhelinta, johon lähetetään lisäpääsykoodi. Tällainen turvallisuus on jo erittäin vaikea voittaa henkilölle, joka haluaa päästä käsiksi laittomasti. On kuitenkin muistettava, että ihmiset epäonnistuvat useammin kuin koneet: tilien murtautuminen ja niiden seuraukset ovat hyvin usein seurausta ihmisen huolimattomuudesta.

GDPR asettaa vaatimukset

Verkkokirjanpitojärjestelmän tulee taata taloustietojen, joka on jokaisen yrityksen salaisuus, sekä henkilötietojen suoja - tämä johtuu jo GDPR:n määräyksistä. On välttämätöntä taata kaikkien niiden henkilöiden oikeudet, joiden tiedot ovat järjestelmässä. Niihin sisältyy myös oikeus saada tietoja, vastustaa, muokata ja tiedottaa tietojen välittämisestä. Tämä voidaan ratkaista luomalla automaattinen tietosuojaraportti.

Pilvijärjestelmää käyttävä tilitoimisto on velvollinen tekemään palveluntarjoajan kanssa tietojen toimeksiantosopimuksen.
Tietenkin kaikki tiedonsiirrot palvelimien ja käyttäjien tietokoneiden välillä on salattava sieppauksen estämiseksi. Siksi SSL-varmenne on pakollinen, ja se on helposti tunnistettavissa verkkosivuston osoitteessa https: // -osoitteen http: // sijaan.
Järjestelmätoimittajan on myös huolehdittava siitä, että se pysyy ajan tasalla niin jatkuvasti muuttuvien määräysten ja menettelytapojen kuin turvallisuudenkin osalta. Hänelle tämä tarkoittaa mm. yhteistyötä parhaiden hosting-yritysten kanssa, sillä järjestelmän luotettavuus riippuu pitkälti myös heidän laitteistaan, yhteyksistään ja ammattimaisesta palvelinhallinnasta.

Verkkokirjanpito-ohjelman käyttäminen tuo sinulle edun

Verkkoohjelmistoja käyttävät tilitoimistot toimivat tehokkaammin ja nopeammin, koska osan toiminnoista järjestelmä suorittaa heille. Monia tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti tai varata erikseen, koska esimerkiksi asiakkaan luoma lasku kirjataan heti.
Viestintä asiakkaan kanssa ja asiakirjojen kierto on paljon helpompaa, koska järjestelmä yhdistää yrittäjän tilitoimistoon ja sen kautta laitoksiin, joiden kanssa sinun on suoritettava tilit. Tällaisessa tilitoimistossa ei ole sideaineilla vuorattuja seiniä - paperi vanhenee.
Tietokoneen vika tai varkaus tilitoimistossa ei aiheuta tietojen menettämisen vaaraa. Ne eivät katoa edes tulipalon tai toimiston tulvimisen sattuessa.
Myös alhaiset kustannukset ovat tärkeitä: koska liittymä maksetaan jokaisesta asiakkaasta, pieni toimisto maksaa vähemmän ja iso toimisto enemmän. Tämän avulla voit ansaita voittoja palveltujen kokonaisuuksien lukumäärästä riippumatta.