Tehtävänkuvaus - yksi työnantajan päätehtävistä

Palveluliiketoiminta

Työnkuvaus on asiakirja, joka sisältää tärkeitä tietoja sekä työntekijälle että yritykselle. Se on kuvaus tehtävistä, joita työntekijä suorittaa tietyssä asemassa. Vasta palkatulle henkilölle tulee antaa mahdollisuus lukea tämä asiakirja. Mitä tällaiseen kuvaukseen pitäisi sisällyttää? Miksi se on tehty? Löydät vastaukset näihin ja muihin kysymyksiin tästä artikkelista.

Työnantajan velvollisuudet työntekijää kohtaan - Työlaki

Art. Työlain 94 §:n mukaan työnantaja on velvollinen mm määritellä tehtävien laajuus ja perehdyttää uusi työntekijä siihen sekä perehdyttää hänet siihen, miten työ suoritetaan tietyssä tehtävässä ja mihin oikeuksiin hänellä on.

Työsopimuksen mukaisen toiminnan laajuuden allekirjoittaminen - työntekijän velvollisuus

Korkein oikeus valitsi työntekijöille kirjallisen toimenkuvamuodon. 3. huhtikuuta 1997 annetussa tuomiossa (asiaviite I PKN 77/97) todetaan, että työntekijän tulee hyväksyä ja allekirjoittaa työsopimuksen mukainen toiminta. Jos työntekijä kieltäytyy hyväksymästä ja allekirjoittamasta työsopimuksen mukaisesti määrättyä toiminnan laajuutta, tästä voi tulla perusteltu syy työsuhteen irtisanomiseen.

Miksi työnkuva luodaan?

Tällaisen asiakirjan luomisen ansiosta jokainen yrityksessä työskentelevä työntekijä voi lukea sen saadakseen selville tehtäviensä laajuudesta. Tämän seurauksena johto säästää aikaa selittäessään tarkalleen, mistä heidän työssään on kyse. Tämä ei tietenkään tarkoita, että esimiesten pitäisi lakata puhumasta uuden työntekijän kanssa ollenkaan. Lisäksi tämä dokumentti on hyödyllinen rekrytointia tehtäessä, koska työpaikkailmoitusta muokattaessa osoitamme usein tietyn työtehtävän vastuualueen ja kuvailemme uuden työntekijän vaatimuksia.

Mitä työnkuvauksen tulee sisältää?

Alla luetellut asiat ovat hyödyllisiä työnkuvan laatimisessa:

  • työnimike

  • työpaikan luomisen tarkoitus

  • aseman sijoittaminen yrityksen rakenteeseen

  • kuvaus suoritettavista vastuista ja tehtävistä

  • työolosuhteet (missä, mihin kellonaikaan, millä työkaluilla)

  • kerro, mistä työntekijä on vastuussa

  • esittää tässä tehtävässä työskentelemiseen liittyvät riskit

  • esittää tässä tehtävässä työskentelyn oikeudet

  • kuvaus työntekijän vaatimuksista

  • vaadittava koulutus

  • vaaditut tiedot ja taidot

  • haluttuja persoonallisuuden ominaisuuksia

  • tapa, jolla työntekijälle maksetaan palkkaa.

Mitä hyötyä työnantajalle ja työntekijälle on työnkuvasta?

Asiakirjaan kirjatut tärkeimmät asiat vähentävät esimiehen kaksinkertaista työtä. Työntekijällä, joka on saanut oikein laaditun asiakirjan, on aikaa lukea se rauhallisesti. Asettamalla tavoitteita kullekin asemalle se on paremmin organisoitu ja siinä on korkeampi itsehillintä. Jokainen tietää, mikä hänen asemansa on suhteessa muihin yrityksessä työskenteleviin henkilöihin. Oikean toimenkuvan laatimisen ansiosta organisaatiorakenteen rakentaminen on meille helpompaa. Tämä kuvaus osoittaa myös, kuinka tehtävä liittyy muihin yrityksessä. Siitä on hyötyä työntekijöiden arvioinnissa. Sen ansiosta voit rakentaa urapolkuja, suunnitella ylennyksiä, kehittää työntekijöitä ja oppia alaisten koulutustarpeista. Se helpottaa myös rekrytointiprosessia ja säästää arvokasta aikaa työntekijän esittelyssä tiettyyn työpaikkaan.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Tehtävänkuvaus – mitä virheitä tehdään?

Ihmiset tekevät monia virheitä luodessaan työnkuvauksia. Kun tutustut heidän luetteloonsa, olet tietoisempi ja herkkä, mikä auttaa sinua välttämään seuraavat virheet:

  • työntekijän toimintojen ja vastuiden huomioimatta jättäminen

  • suoritettavien tehtävien epäselvä sanamuoto

  • tehtävien virheellinen sovittaminen työntekijän kykyihin (fyysiset, tiedot, taidot)

  • liian monta tehtävää suoritettavaksi

  • samat tehtävät eri asennoissa (virheellinen säätö)

  • tavoitteiden ja oletusten puute

  • kaaos tehtävien jakautumisessa tiimissä

  • liian yksityiskohtainen luettelo tehtävistä tietyssä asemassa - se voi tuhota luovuuden, aloitteellisuuden ja vapauden tunteen toiminnassa

  • työpaikan varustamisen epäonnistuminen tarvittavilla työkaluilla.

Kuten yllä olevasta artikkelista voi nähdä, kannattaa tehdä työnkuva yritykseesi. Vaikka prosessi on melko aikaa vievä, tällaisen asiakirjan kehittämisen edut ovat korkeat. Se on arvokasta materiaalia sekä yritykselle että työntekijöille. Siksi siitä ei kannata luopua.