OCR tilitoimistoille - tehokas työkalu kirjanpitoprosessin tukemiseen

Palveluliiketoiminta

Kirjanpitopalveluiden markkinat kasvavat jatkuvasti. Uusia hintojen kanssa kilpailevia tilitoimistoja perustetaan, joten tilitoimistopalveluiden hinnat eivät merkittävästi nouse. Näin ollen kirjanpito- ja kirjanpitopalveluita päivittäin käsittelevät yritykset etsivät uusia ratkaisuja, joiden avulla he voivat säästää reaaliaikaa ja siten rahaa. Yksi niistä on tilitoimistojen OCR-toiminto.

OCR tilitoimistoille

Alussa on syytä selittää, että lyhenne OCR tarkoittaa optista merkintunnistusta. Sen tehtävänä on tunnistaa tekstiä skannatusta asiakirjasta tai valokuvasta, mikä on mahdollista muodontunnistuksen (luokiteltu tekoälyksi) alan menetelmien käytön ansiosta. OCR-laskujen skannaus koostuu laskun asiaankuuluvien osien lukemisesta, kuten:

  • urakoitsijan tiedot,
  • laskun numero,
  • myöntämispäivä,
  • maksuaika,
  • ALV-prosentit,
  • netto, ALV ja brutto.

Tällä tavalla luetut tiedot tarvitsee vain tarkistaa ja valita sopiva kirjanpitojärjestelmä. Ihmistyö ei siis ole enää tylsää tiedon syöttämistä, vaan se perustuu vain tietoon siitä, miten tiettyä asiakirjaa pitää kirjata.

OCR-laskujen skannaus

Kun toimistotyöntekijät saavat paperisia asiakirjoja asiakkailta, he skannaavat ne itse. Tässä tapauksessa tarvitset tilitoimistoon skannerin, jossa on tekstintunnistustoiminto (nykyään monissa skannereissa tämä vaihtoehto on vakiona). Asiakirjojen laatimiseen ja skannaukseen voidaan palkata työntekijä, jolla on vähemmän osaamista.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Laskujen skannaus tilitoimistoasiakkaalla

Asiakkaat eivät yhä useammin halua toimittaa paperiasiakirjoja ja lähettää jo skannattuja tiedostoja. On erittäin kätevää, jos kirjanpitäjä vastaanottaa yhden tai kaksi tiedostoa, joissa on kaikki asiakirjat irtotavarana. Vaikeampaa on, jos asiakas lähettää esimerkiksi 30 tiedostoa eri sähköpostiviesteissä. Tässä tapauksessa työn hyvä organisointi on erittäin tärkeää. Verkkosivustolla mojebiuro24.pl työskentelevä kirjanpitäjä voi jatkuvasti liittää tiedostoja järjestelmään ja valita kaikki tiedostot kuun lopun jälkeen ja tilata ne luettavaksi ja varattavaksi yhdellä napsautuksella.

Kirjanpitäjän työ voi olla vieläkin helpompaa, jos mennään askeleen pidemmälle, eli tilitoimistot voivat käyttää "taustalla" toimivaa automaattista OCR:ää. Se koostuu siitä, että asiakas sijoittaa asiakirjat kirjanpitojärjestelmään liitetylle Dropbox-levylle ja kone käsittelee tiedot itsenäisesti ja luo kululuonnoksia ilman ylimääräisiä kirjanpitohäiriöitä.Tämän ansiosta tilitoimiston työntekijät säästävät aikaa, joka tarvitaan tietojen käsittelyyn perus OCR:n tapauksessa. Ajansäästö näkyy asiakkaiden lisääntyessä ja tehokkuustesteissä koko päivän ajan.

Laskujen toimittaminen valokuvien muodossa

Toinen nykyaikaisten asiakkaiden suosiossa oleva vaihtoehto on laskujen skannaus puhelimella esimerkiksi camskannerilla tai Microsoft Office Lensillä (ohjelma on saatavilla Androidille ja iOS:lle) ja lähettäminen Google Driven tai Dropboxin kansioon, integroitu kirjanpitojärjestelmään. Skannaussovellukset ovat hyödyllisiä, koska ne vaalentavat asiakirjaa tai suoristavat skannausta, jos valokuva on otettu väärästä kulmasta. Tämä tekee laskun automaattisesta tunnistamisesta tehokkaampaa.

Optimaalinen OCR-työnkulku tilitoimistossa

Asiakaspalvelussa voi olla kaksi tapausta: asiakas toimittaa paperiasiakirjat tai lähettää skannatut ja valokuvat kirjanpitoasiakirjoista kerralla.

Asiakirjat sähköisessä muodossa

  1. asiakas skannaa asiakirjoja ja sijoittaa tiedostoja omaan Google Driveen tai Dropboxiin
  2. kirjanpitäjä valitsee kaikki tiedostot seuraavan kuun alussa ja lähettää ne luettavaksi OCR:n kautta. Jokainen lähetetty dokumentti siirtyy automaattisesti asiakkaan levylle erityiseen arkistoon, minkä ansiosta yhden dokumentin jättäminen pois tai kaksinkertainen kirjaaminen ei aiheuta virhettä. Voit ohittaa tämän vaiheen ja siirtyä seuraavaan, jos käytät automaattista tekstintunnistusta, jonka ansiosta kululuonnokset luodaan ilman kirjanpitäjän väliintuloa.
  3. kirjanpitäjä vain tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja valitsee sopivan kirjanpitojärjestelmän
  4. asiakirjat arkistoidaan kokonaan sähköisessä muodossa

Paperiset asiakirjat

  1. asiakas toimittaa asiakirjat
  2. Asiakirjat lajittelee ja skannaa tilitoimiston työntekijä
  3. skannatut tiedostot ladataan kirjanpitojärjestelmään, jossa automaattinen laskujen tunnistus tapahtuu
  4. kirjanpitäjä vain tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja valitsee sopivan kirjanpitojärjestelmän
  5. asiakirjat arkistoidaan kokonaan sähköisessä muodossa ja asiakkaalle voidaan palauttaa paperiversio

Ohjelma laskujen lukemiseen

Tällä hetkellä on olemassa monia ulkoisia ohjelmia, jotka voivat lukea laskuja. Usein heillä on jopa mahdollisuus tuoda valittuun kirjanpitojärjestelmään. Kätevämpi ratkaisu on kuitenkin laskujen automaattinen syöttö - toiminto, joka on kytketty suoraan kirjanpitojärjestelmään. Vain parhaissa kirjanpitojärjestelmissä on tällainen ratkaisu. Tämän tyyppisen toiminnon etuja ovat:

  • ei tarvitse suorittaa lisätoimintoja, jotka liittyvät tiedostojen liittämiseen ulkoiselle verkkosivustolle ja niiden tuomiseen kirjanpitojärjestelmään,
  • asiakkaan mahdollisuus lisätä laskujen skannauksia kirjanpitojärjestelmään jatkuvasti,
  • OCR-tuki myös mobiililaitteista, kuten tableteista tai puhelimista, kunhan laskuskannatut tiedostot on jo lisätty kirjanpitojärjestelmään.

OCR ja säästöjä tilitoimistoon

Laskujen skannaus kirjanpitoohjelmistoon mahdollistaa todellisia säästöjä. Ensinnäkin asiakirjojen skannauksia käyttävien asiakkaiden ei tarvitse tulostaa niitä. Automaattisen laskuntunnistuksen avulla voit kehittää kirjanpitoprosessin, joka ohittaa paperiversion luomisen, mikä säästää väriainetta, paperia ja vähentää toimistolaitteiden käyttöä.

Toinen tilitoimistojen OCR-toiminnon etu on se, ettei manuaaliseen tietojen syöttämiseen tarvitse ottaa mukaan korkeasti koulutettuja ihmisiä. Kirjanpitäjät pystyvät selvittämään yrityksiä nopeammin tai palvelemaan useampaa yritystä samanaikaisesti. OCR-toiminnon avulla voit käsitellä lähes 400 laskua tunnissa. Postitus itsessään ei aiheuta niin suurta väsymystä, koska monitorin näytöltä ei tarvitse katsoa silloin tällöin edessämme olevaan paperidokumenttiin.

Tietojen syöttämisen reaaliaikaisten säästöjen testaamiseksi olisi tarpeen yrittää yhden kokonaisen kirjanpitopäivän aikana tietojen manuaalisen syöttämisen ja laskujen automaattisen syöttämisen välillä. On otettava huomioon, että väsymys ja siten mahdolliset virheet manuaalisessa syöttämisessä ilmaantuvat yleensä muutaman tunnin työskentelyn jälkeen.

Toinen esimerkki säästöistä on syötetyissä tiedoissa olevan virheriskin minimoiminen. Kun tietoja kirjoitetaan nopeasti uudelleen, ei ole vaikeaa tehdä virhettä "yksi nolla" -määrässä. Kuitenkin JPK ALV-tiedostojen kuukausittaisen lähetysvelvollisuuden tullessa voimaan itse asiakirjanumerossa oleva virhe aiheuttaa tarpeen korjata se. Laskujen kirjaaminen OCR-toiminnolla mahdollistaa tällaisten ongelmien minimoimisen.

Toimiston omistajien ei myöskään tarvitse huolehtia kaapeista, jotka ovat täynnä paperityötä. Koko arkisto tulee olemaan kirjanpitojärjestelmässä 24/7 pääsyllä.

Täysi sähköinen asiakirjatyönkulku

Tilitoimistojen OCR-toiminnon ansiosta on mahdollista siirtää kaikki asiakirjat sähköiseen versioon. Jos asiakas toimittaa asiakirjat skannauksena, niitä ei tarvitse tulostaa missään työvaiheessa. Tiedostot liitetään kirjanpitojärjestelmään, merkitään OCR-käsittelyä varten ja postitetaan. Jokaisen kirjatun kulun alla on skannattu lähdeasiakirja, jotta voit esikatsella sitä milloin tahansa. Jos sen sijaan tilitoimisto käyttää kaksinkertaista todentamista postitetuista asiakirjoista, voi tarkastaja hoitaa verotarkastusmahdollisuuden ansiosta myös vain laskujen skannaukset.