Nykyaikainen tilitoimisto - minkä pitäisi erottua?

Kirjanpitotoimistot

Tällä hetkellä kirjanpitopalvelujen tarjoaminen on mahdollista etänä, mikä säästää merkittävästi aikaa. Tilitoimistojen suosio kasvaa, mutta sen mukana kilpailu markkinoilla ja kysynnän laajuus kasvavat. Miltä erottuvan, nykyaikaisen tilitoimiston pitäisi siis näyttää?

Nykyaikainen online-kirjanpitotoimisto

Pandemia pakotti suuren osan yrittäjistä siirtymään verkkoon. Etä- tai hybridityöjärjestelmän täytyi nopeuttaa tilitoimistojen toimintaa. Siitä on jopa tullut välttämätön edellytys asianmukaiselle vastuunjaolle.Hyvän tilitoimiston suuri etu on epäilemättä eri alojen asiantuntijat, jotka auttavat sinua vaikeissa asioissa. Sen pitäisi myös mahdollistaa asiakirjojen nopea ja kätevä välittäminen sähköisessä muodossa.

Verolain määräykset muuttuvat nopeasti, joten sen tunteminen on ehdottoman välttämätöntä. Kirjanpitäjien, halusivatpa he siitä tai eivät, on pysyttävä jatkuvasti muutosten mukana, muuten sillä voi olla vakavia seurauksia. Lisäksi tilitoimiston tulee asiakkaiden silmissä palvella oikeiden ja oikea-aikaisten tilitysten lisäksi myös ammattitaitoista veroneuvontaa.

Tosiasia on, että markkinoille on saatavilla yhä uudempaa ohjelmistoa, mikä helpottaa yrittäjien myyntiä ja tilien selvittämistä. Tilitoimiston on siksi myös pysyttävä IT-kehityksessä – sen tulee neuvoa oikean ohjelman valinnassa ja jopa saattaa se saataville tai myydä. Jos yksi yritys tarjoaa kirjanpitopalveluita ja ohjelmistoja asiantuntijan avustuksella, säästää paljon aikaa ja rahaa. Perusteena on ohjelmiston saatavuus sekä verkkosivuilla että mobiililaitteiden sovelluksissa.

Opi tarvittavat työkalut

Nykyaikaisella tilitoimistolla tulee olla ammattimainen ohjelma tiedonsiirtoon ja asiakkaiden kanssa kommunikointiin sekä muita hyödyllisiä työkaluja asiakkaalle. Suosituimpia ratkaisuja ovat mm.

  • asiakkaan Google Drive tai Dropbox yhdistetty kirjanpitojärjestelmään,

  • laskutusmoduuli,

  • asiakaspaneeli.

Asiakkaat, joilla on oma Google Drive tai Dropbox, voivat integroida sen wCompany-kirjanpitojärjestelmään tilitoimistoille. Tämän ansiosta asiakas voi jatkuvasti ottaa kuvia kululaskuista ja tallentaa ne levylleen. Samalla lasku ilmestyy kirjanpitojärjestelmään. Kuukauden päätyttyä kirjanpitäjä valitsee luettelosta kaikki laskut ja lähettää ne OCR-käsittelyyn. Varatuista asiakirjoista luodaan automaattinen arkisto asiakkaan levylle, ja lisäksi ne kaikki linkitetään Yhtiössä kirjattuihin kuluihin. Entä jos asiakkaalla ei ole tällaista levyä? Mitään ei menetetä, sillä pdf-muodossa olevat laskut voidaan liittää suoraan kirjanpitojärjestelmään, päämoduuliin, joka näkyy heti sisäänkirjautumisen jälkeen.

Laskutusohjelmasta on hyötyä jokaiselle yrittäjälle. Parhaiden ratkaisujen avulla voit laatia kotimaisia ​​laskuja, vieraalla kielellä ja valuutalla, ilman arvonlisäveroa tai ALV-marginaalaskuja. Niiden avulla voit myös käsitellä ulkomaanmyyntiä ALV OSS:n alaisena. Lisäksi verkkojärjestelmä tulee varmasti arvostamaan asiakkaita, kun he voivat myös laskuttaa puhelimesta. Toisaalta tilitoimistolle se on myös etu, koska kaikki asiakasmyynti kirjataan automaattisesti. Muita hyödyllisiä työkaluja ovat varastomoduuli, integraatio Allegron kanssa, tehtävämoduuli tai kalenteri, josta asiakas saa lisäksi sähköposti-ilmoitukset ZUS:n maksupäivistä ja veroista.

Asiakaspaneeli on paikka, jossa yrittäjällä on pääsy taloudellisiin tuloksiinsa. Hän näkee vero- ja ZUS-laskelmat ja voi ladata tuloslaskelmia, myyntiä kausittain tai tarkistaa likviditeettianalyysit. Lisäksi paneelissa on viestintämoduuli kirjanpitäjänsä kanssa. Tämän ansiosta vaikka hänen kirjanpitäjänsä vaihtuu (esim. edellinen siirtyy toisille asiakkaille tai poistuu toimistosta ollenkaan), on koko keskustelu- ja löydösarkisto silti samassa paikassa.

Muista hyvät suhteet asiakkaan kanssa

Vaikka tilitoimiston työ sujuu yhä paremmin verkossa, suoraa kontaktia asiakkaisiin ei missään nimessä pidä välttää. Mikään ei lisää toimiston mainetta niin paljon kuin sen edustajat. Edellä mainituilla asiantuntijoilla on tässä keskeinen rooli.

On myös muistettava, että asiakas käyttää tilitoimiston palveluita ongelmiensa ratkaisemiseen. Kannattaa etsiä optimaalisia ratkaisuja, joihin asiakas on tyytyväinen - esimerkkinä tällaisesta toiminnasta voi olla esimerkiksi veroriskin minimointi. Rehellisyys ja luottamus auttavat varmasti ongelmien ratkaisemisessa sekä kyky tunnistaa asiakkaan tarpeet ja mikä tärkeintä, ottaa ne huomioon.

Toinen erittäin tärkeä tekijä on ajantasaisuus. Tilitoimiston työ on paljon vaikeampaa, jos asiakas ei toimita vaadittuja asiakirjoja ajoissa. Tätä varten ovat verkkotyökalut helppoon ja nopeaan laskujen siirtämiseen kirjanpitojärjestelmään. Tarvittaessa kannattaa myös tarjota lisäapua, koska asiakkaat eivät usein halua myöntää, että heillä on jokin ongelma tai he eivät ymmärrä jotakin.

Tilitoimistot tarjoavat uusia ja uudempia ratkaisuja työn helpottamiseksi. Jotta nykyaikainen tilitoimisto laskettaisiin maineikkaimpien joukkoon, sen on aina pidettävä sormi pulssissa ja mukautettava palvelunsa jatkuviin muutoksiin. Jos se keskittyy innovaatioihin ja positiivisten asiakassuhteiden rakentamiseen, se voi nousta hyvän maineen korkeuksiin.