Seuranta työpaikalla – mitä määräykset koskevat?

Palvelus

Seurannasta on tullut osa jokapäiväistä elämäämme. Ketään ei yllätä kamerat risteyksissä, kaduilla, liikennevälineissä ja julkisilla paikoilla. Niiden tarkoituksena on varmistaa turvallisuuden tunne ja rajoittaa ilkivaltaa. Valitettavasti niihin liittyy usein myös vapauden tunteen väheneminen.

Mielenkiintoista on, että myös työpaikan seuranta on yhä yleisempää. Työlainsäädäntö ei säätele tätä asiaa. Ei ole olemassa selkeitä ohjeita, joiden perusteella työnantajat voivat määrittää, soveltavatko he näitä menetelmiä laillisesti.

Valvonta työpaikalla - työntekijälle tiedottaminen

Vaikuttaa itsestään selvältä, että seurannan soveltamisella työpaikalla tulee olla erityinen, perusteltu tarkoitus. Liiketoiminnan tyypistä riippuen kyse voi olla yrityksen aineellisten hyödykkeiden suojelusta, työntekijöiden ja asiakkaiden turvallisuudesta.

Seurannan käyttöönotto voi loukata työntekijän henkilötietojen suojaa. On tärkeää, että työnantaja ei alaisen työtä valvoessaan loukkaa hänen oikeuksiaan ja ennen kaikkea suojaa asiakirjoja asianmukaisesti asiattomilta henkilöiltä.

Ennen kameroiden asentamista yrityksen omistajan tulee harkita, onko muulla mahdollisuudella saavuttaa sama vaikutus työntekijän yksityisyyttä rajoittamatta. Lisäksi työntekijälle tulee tiedottaa työpaikan valvonnasta. Tätä koskevia säännöksiä voidaan tehdä myös työsääntöihin, joissa valvonta-alue täsmennettäisiin yksityiskohtaisesti.

Epäilyjä koskee myös sitä, voidaanko työpaikan valvontaa, josta työntekijät eivät tiedä, käyttää todisteena esimerkiksi oikeudenkäynneissä.

Työpaikan seurannan tarkoitus

Ensimmäinen assosiaatio sanaan valvonta on useimmille kuvan tallentava kamerajärjestelmä, mutta se on vain yksi mahdollisuuksista valvoa työntekijöiden työtä. Työnantajat käyttävät myös hyvin usein saatavilla olevia tietokoneohjelmia, joiden avulla voit tarkastella ja tallentaa työntekijän tietokoneella tekemiä toimintoja.

On myös mahdollista nauhoittaa puheluita soitettaessa yrityksen puhelimesta. Työsuhdeautoihin asennetaan GPS-laitteet valvomaan, käyttääkö työntekijä autoa yksityisiin tarkoituksiin. Teknologioiden avulla työnantaja voi varmistaa yritykselle kuuluvan omaisuuden suojan, sekä mahdollistaa työntekijöiden työajan ja heidän sitoutumisensa suoritettaviin tehtäviin.

Euroopan ihmisoikeustuomioistuimen 3.4.2007 antaman tuomion mukaan valvonnan soveltamisen työpaikalla tulee olla oikeassa suhteessa tavoitteeseen ja mahdollisimman vähän häiritä työntekijöiden elämää.

Kameroita asennettaessa tulee ottaa huomioon useita sääntöjä:

  • kameroita ei saa asentaa paikkoihin, joissa tarkkailtava voi kohtuudella odottaa yksityisyyttä, esimerkiksi vaatehuoneisiin, wc-tiloihin;

  • sen toiminta-alueella mahdollisesti oleville ihmisille tulee tiedottaa valvonnasta esimerkiksi sijoittamalla näkyvälle paikalle kyltti "valvottava kohde/alue" ja kuvake;

  • tietueita tulee säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen turvallisuuden varmistamiseksi ja olosuhteissa, jotka suojaavat niitä luvattomalta käytöltä.

Seurannan käyttöönottoa työpaikalla tulisi edeltää analyysi mahdollisuudesta käyttää muita, vähemmän yksityisyyttä loukkaavia toimenpiteitä.

Työnantajat käyttävät usein työpaikkaseurantaa vain työntekijöiden työn seurantaan. Tällainen käyttäytyminen herättää epäilyksiä työntekijöiden yksityisyyden ja henkilökohtaisten oikeuksien turvaamisesta. Seurannan toteuttaminen on kyseenalaista työnantajan hankitun tiedon käytön ja keräämisen kannalta, mutta myös mahdollisen työntekijän henkilökohtaisten oikeuksien loukkaamisen vuoksi niitä julkistamalla. Siksi työpaikan seurannan käyttöön on luotava erillinen määräys.

Valvontatallenteiden säilytys ja arkistointi työpaikalla

Henkilötietojen suojaa koskevien säännösten noudattamisen tarpeesta johtuen rekisterinpitäjän tulee täsmentää tietoturvapolitiikassa, kuinka kauan tallenteita säilytetään ja aika, jonka jälkeen ne tuhotaan. Pääsy tallenteisiin työpaikan valvonnasta §:n mukaisesti. Henkilötietojen suojasta annetun lain 37 §:n mukaan vain rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt voivat käyttää. Tallenteet tulee suojata asianmukaisesti, jotta ne eivät joudu vääriin käsiin, mikä voisi johtaa niiden laittomaan käyttöön.