Kuinka tallentaa henkilökohtaisia ​​sähköisiä tiedostoja?

Palvelus

Art. Työlain 2981 pykälän mukaan työnantajan asiakirjojen säilyttämistä työsuhteeseen liittyvissä asioissa ja työntekijän henkilötietojen säilyttämistä koskevien määräysten piirissä viitataan määräykseen. Siten työnantajat ovat velvollisia säilyttämään työntekijän asiakirjoja, jotka perustuvat työ- ja sosiaaliministerin 28.5.1996 antamaan määräykseen työnantajien kirjanpidon laajuudesta työsuhteeseen liittyvissä asioissa ja työntekijöiden henkilötietojen säilytystavoista ( Journal of Laws 1996, nro 62, kohta 286, sellaisena kuin se on muutettuna). Kuitenkin Art. 281 kohta. Työlain 6 §:n mukaan työnantajille, jotka eivät säilytä asiakirjoja työsuhteeseen liittyvissä asioissa ja työntekijöiden henkilökohtaisissa asiakirjoissa, määrätään sakko 1 000 zlotysta 30 000 zlotiin. Ja kuinka tallentaa sähköisiä henkilökohtaisia ​​tiedostoja?

Kuinka tallentaa henkilökohtaisia ​​sähköisiä tiedostoja?

Sovellettavat säännökset säätelevät vain tapaa, jolla työntekijän henkilötiedostot säilytetään ja arkistoidaan paperimuodossa ja säilytetään 50 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. On kuitenkin syytä huomata, että monet työnantajat säilyttävät tällä hetkellä sähköisiä henkilötietoja paperiversion ohella. Sähköisten henkilötiedostojen järjestelmän kautta työntekijät voivat työnantajan suostumuksella tehdä järjestelmään erityisiä muutoksia koskien tietojaan, kuten asuinosoitteen tai nimenmuutos. Se on kuitenkin apumuoto henkilökohtaisten tiedostojen säilyttämiselle, joiden on oltava tietyllä työnantajalla paperimuodossa.

Työ- ja sosiaaliministerin 28 päivänä toukokuuta 1996 annetun määräyksen työnantajan työsuhteeseen liittyvissä asioissa ja työntekijän henkilötietojen säilyttämisen laajuudesta 6 §:n mukaan "työnantaja perustaa ja säilyttää jokaisen työntekijän erilliset henkilötiedot. Työntekijän henkilöasiakirjat koostuvat 3 osasta ja sisältävät: osassa A - työnhakuun yhteydessä kerätyt asiakirjat, osassa B - asiakirjat työsuhteen solmimisesta ja työntekijän työsuhteen kulusta, mukaan lukien:

 

  • työsopimus, ja jos sopimusta ei ole tehty kirjallisesti - vahvistus järjestelyistä sopimuksen tyypin ja ehtojen sekä toiminnan laajuuden (tehtävän laajuuden) osalta, jos työnantaja on lisäksi määritellyt työntekijän työtehtävistä työsopimuksesta tässä muodossa,

  • asiakirjat työn suorittamisesta etätyönä,

  • kirjallinen vahvistus siitä, että työntekijä on lukenut 3 §:n määräykset ja tiedot, sekä todistus vaaditun koulutuksen suorittamisesta,

  • työterveyden ja -turvallisuuden alalla,

  • lapsen vanhempana tai huoltajana olevan työntekijän ilmoitus aikomuksesta tai aikomuksesta käyttää 11 §:ssä lueteltuja oikeuksia. 1891 työlaki,

  • asiakirjat, jotka koskevat palautus- tai laskentavelvollisuuden antamista työntekijälle,

  • asiakirjat, jotka liittyvät työntekijän ammatillisen pätevyyden parantamiseen

  • lausunnot työntekijälle työsopimuksen ehtojen irtisanomisesta tai näiden ehtojen muuttamisesta muulla tavalla,

  • työntekijälle palkinnon tai kunnianosoituksen myöntämiseen ja määräysrangaistuksen määräämiseen liittyvät asiakirjat,

  • asiakirjat, jotka liittyvät työntekijän äitiysvapaan, äitiysvapaan ehtojen mukaiseen vapaaseen, vanhempainvapaan, isyysvapaan ja vanhempainvapaan käyttöön,

  • työajan lyhentämiseen liittyvät asiakirjat §:ssä määritellyssä tapauksessa. 1867 työlain,

  • asiakirjat, jotka liittyvät työntekijän palkattomaan lomaan,

  • määräaikais- ja seurantatarkastusten yhteydessä annetut lääkärintodistukset,

  • kilpailukieltosopimus, jos osapuolet ovat tehneet sellaisen sopimuksen työsuhteen aikana,

  • työntekijän hakemukset, jotka koskevat hänen yksilöllisen työaikajärjestyksensä määräämistä (työlain 142 §), lyhennetyn työviikkojärjestelmän soveltamista häneen (työlain 143 §) sekä työlain soveltamista. työaikajärjestelmä, jossa työtä tehdään vain perjantaisin, lauantaisin, sunnuntaisin ja pyhäpäivinä (työlain 144 §),

  • työntekijän pyyntö ilmoittaa toimivaltaiselle työtarkastajalle yötyöntekijöiden palkkaamisesta sekä toimivaltaiselle työtarkastajalle osoitettu kopio asiaa koskevista tiedoista,

  • kirjeenvaihto työntekijää edustavan ammattiliittojärjestön kanssa kaikissa työsuhteeseen liittyvissä asioissa, jotka edellyttävät työnantajan yhteistyötä tämän järjestön tai muiden työsuhteeseen liittyviä asioita neuvovien tahojen kanssa,

  • tiedot työntekijän yleisen puolustusvelvollisuuden suorittamisesta;

Osassa C - työsuhteen päättymiseen liittyvät asiakirjat, mukaan lukien:

  • ilmoitus työsopimuksen irtisanomisesta tai irtisanomisesta,

  • työtodistuksen vaatimisesta (työlain 97 § 11 §) ja siitä, että työntekijälle ei ole maksettu rahavastiketta vuosilomasta (työlain 171 §:n 3 momentti),

  • kopio työntekijälle annetusta työtodistuksesta,

  • vireillä olevan täytäntöönpanomenettelyn yhteydessä suoritetun työkorvauksen takavarikointiin liittyvien toimien vahvistaminen (siviiliprosessilain 884 §:n 2 momentti),

  • kilpailukieltosopimus työsuhteen päättymisen jälkeen, jos osapuolet ovat tehneet sellaisen sopimuksen,

  • työsuhteen päättymisen jälkeen suoritettujen määräaikaistarkastusten yhteydessä annetut lääkärintodistukset.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Henkilökohtaisten tiedostojen yksittäisten osien asiakirjat tulee järjestää kronologisessa järjestyksessä ja numeroida; Jokaisessa näistä osista on oltava täydellinen luettelo niihin sisältyvistä asiakirjoista.

Määräyksen liitteet 3-6 ovat kirjeen apumuotoja työnantajan lausunnoista työsopimuksen irtisanomisesta, työsopimuksen ehtojen irtisanomisesta ja työsopimuksen irtisanomisesta ilman irtisanomisaikaa."

Kuinka säilyttää työntekijöiden sähköisiä tiedostoja?

Edellä mainitut määräykset huomioon ottaen työnantajien, jotka päättävät säilyttää sähköisiä henkilötiedostoja, tulee digitoida edellä mainitut asiakirjat paperisista henkilötiedostoista ja sijoittaa ne suojatuille tietovälineille sähköisenä versiona. Sähköisten henkilötietojen tallentamiseen ja arkistointiin työnantajat voivat käyttää erilaisia ​​IT-järjestelmiä ja -sovelluksia.

On hyvä muistaa, että työntekijän sähköisten henkilötiedostojen asiakirjat tulee systematisoida kronologisessa järjestyksessä, samoin kuin niille osoitetut sivunumerot. Asiakirjojen sähköinen jako työntekijän henkilökohtaisissa e-tiedostoissa tulisi jakaa samalla tavalla kuin työntekijän paperisissa henkilötiedostoissa, eli erikseen osa A, erikseen osa B, erikseen osa C. Jokaisessa näistä osista tulee kuitenkin olla yksityiskohtainen luettelo sen sisältämistä asiakirjoista. Paperilta sähköiselle välineelle siirretyt asiakirjat tulee varmentaa kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella. Lisäksi työnantajien, jotka säilyttävät henkilökohtaisia ​​sähköisiä asiakirjoja henkilötietojen säilyttämiseen erikoistuneissa ohjelmissa, tulisi ottaa käyttöön yksityiskohtaiset määräykset vastuusta paperista sähköiseen muotoon muunnetun asiakirjan sisällöstä. On huomioitava, että työsuhteeseen liittyvien asiakirjojen säilytystä ja arkistointia sekä henkilötietojen säilyttämistä koskevien säännösten muutosten mukaan tämä ajanjakso tulee olemaan 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Digitalisoidut paperiasiakirjat palautetaan kuitenkin työntekijöille.

Edellä mainittuun liittyen työnantajat voivat pitää uusien säännösten voimaantuloon asti sähköisiä henkilötietoja sähköisessä järjestelmässä, jolloin työntekijät voivat tehdä perusmuutoksia omien tietojensa laajuudessa, mutta työnantajan tulee myös säilyttää henkilökohtaiset paperitiedostot perinteisten kansioiden muodossa.

On syytä huomauttaa, että "ehdotettu muutos asetukseen työnantajien asiakirjojen säilytyksestä työsuhteeseen liittyvissä asioissa ja työntekijän henkilötietojen säilytystavasta antaa mahdollisuuden henkilötietojen sähköiseen säilyttämiseen. Muutetussa asetuksessa otetaan huomioon erilaiset työntekijän asiakirjojen toimittamisen/toimittamisen tavat ("digitaalisesti syntyneet" -asiakirjat, esim. sopimusasiakirjan toimittaminen osapuolten hyväksytyillä allekirjoituksilla, mutta myös tilanteet, joissa toimitetut asiakirjat on mahdollista digitoida paperilomakkeella, syöttää tiedot sähköiseen työntekijätiedostoon tällaisista asiakirjoista tai hankkia sähköisiä tietoja, kuten sähköisten tuntiraporttien tapauksessa). Jos asiakirjoja säilytetään (perinteisessä) paperimuodossa - voimassa olevat säilytyssäännöt säilyvät ennallaan. Ehdotuksessa säädetään mahdollisuudesta säilyttää tiedostot sekamallissa (jotkut tiedostot sähköisessä muodossa, jotkut paperimuodossa). Toivottava ratkaisu on kehittää ohjelmisto työntekijöiden henkilötietojen säilyttämiseen, jotta tietoja voidaan siirtää sekä työntekijätiedostoja tallentaville tahoille että valtion arkistoon" (ks. niiden elektronisointi 6.7.2016).

Yhteenvetona voidaan todeta, että sähköiset henkilötiedostot luodaan suoraan laatimalla työntekijän asiakirjat ICT-järjestelmässä tai muuntamalla paperitiedostoista sähköiseen muotoon. Asiakirjojen laatiminen sähköisessä muodossa edellyttää molemmilta osapuolilta päteviä sähköisiä allekirjoituksia. Jos työntekijällä ei ole sähköistä allekirjoitusta, työnantajan tulee sallia hänelle pääsy erityiseen tietotekniikkaohjelmaan sähköisten henkilötietojen valmistelua ja säilyttämistä varten.

Työnantajien tulee muistaa, että voimassa olevien säännösten mukaan vain sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen säilyttäminen loukkaa työntekijän perusoikeuksia, minkä vahvisti työsuojelupäällikkö 9.4.2010 antamassaan kannassa henkilötietojen säilyttämisestä vain sähköisessä muodossa. lomakkeella (GPP-87 -4560-29 / 10 / PE / RP).