Kuinka suunnitella tehokkaasti - tehokkaita menetelmiä!

Palveluliiketoiminta

Jotta voisit hallita aikasi hyvin, sinun kannattaa suunnitella työsi. Paljon on puhuttu siitä, että se on yksi organisaation välttämättömistä osista. Miten kuitenkin suunnitella tehokkaasti? Varmasti olemme ostaneet kalenterin useammin kuin kerran, kirjoitelleet siihen mitä meidän pitää tehdä jonkin aikaa ja sitten hylkäämme sen, koska emme suurimman osan ajasta edes katsoneet sitä. Suunnittelulla on kuitenkin monia etuja, joten jos haluat hallita aikasi oikein, kannattaa ne tuoda päivittäiseen rutiiniin.

Miksi suunnitella?

Järjestäytyneet ihmiset, jotka suunnittelevat paljon, vaikuttavat spontaaneilta. Ei kuitenkaan pidä paikkaansa, että suunnittelu riistäisi meiltä vapauden. Tämä prosessi auttaa viettämään aikamme tehokkaasti, käyttämään sen hyvin, se voi motivoida ja ennen kaikkea se saa meidät muistamaan kaiken!

Suunnittelutavat ovat hyödyllisiä ihmisille, joilla on paljon velvollisuuksia joka päivä. Kyse ei ole vain työhön liittyvistä tehtävistä, vaan myös laskuista, lääkärikäynneistä, tapaamisista ystävien kanssa jne. Näin varmistetaan, että he eivät unohda yhtään tärkeää päivämäärää ja saavat yleiskuvan jo tekemissään.

Prosessi voi myös auttaa sinua keskittymään. Varmasti jokaisella meistä oli päivä, jolloin yritimme tehdä töitä, mutta samalla hän pohti, mitä pitää tehdä työn ulkopuolella, erilaisia ​​ideoita tuli ja uudet tehtävät jäivät mieleen. Tällainen ajatusjoukko ei anna sinun keskittyä. Päivän suunnittelu saa päämme puhtaaksi, ajatuksemme ovat kunnossa ja pääsemme helposti käsiksi siihen, mikä on meille tällä hetkellä tärkeintä.

Päivittäinen tehtävälistamme voi myös olla motivoiva. Kirjoitamme kaikki tehtävämme paperille ja yliviivaamme kaikki jo tehdyt tehtävät. Tällainen korostettu luettelo ja jopa konkreettinen todiste siitä, että olemme menossa loppuun, voivat olla erittäin motivoivia ja voivat vaikuttaa tuottavuutemme. Kuitenkin, jotta olisit hyvin valmistautunut suunnitteluprosessiin, kannattaa tietää muutamia temppuja suunnittelusta.

Suunnittelu ei ole helppoa

Jokaisen meistä pitäisi löytää itselleen sopivin suunnittelujärjestelmä. Vasta silloin tunnemme todella, että koko prosessi on järkevä. Ja saattaa tuntua, että mikään ei ole yksinkertaisempaa kuin tehtävälista, mutta jos emme löydä meille parasta menetelmää, voimme nopeasti luovuttaa.

Toimintamme tehokkuus riippuu siitä, löydämmekö itsemme koko prosessissa. Siksi kannattaa kokeilla erilaisia ​​järjestelmiä ja tarkistaa mikä niistä on meille paras ja sopivin. Se voi viedä jonkin aikaa, mutta meidän ei pitäisi lannistua.

Meistä voi tietysti vaikuttaa siltä, ​​että suunnittelu ei ole ollenkaan meidän juttumme, mutta sen hyötyjä on niin paljon, että kannattaa tarkistaa, miten suunnitellaan toimivaa tehokkaasti.

Kuinka suunnitella tehokkaasti?

Ei ole olemassa yhtä järjestelmää, joka toimisi kaikille. Monien menetelmien ansiosta jokainen voi kuitenkin löytää jotain itselleen. Tässä on joitain keinoja tehokkaaseen suunnitteluun.

Kantajat

Alussa kannattaa kokeilla erilaisia ​​medioita, joilla voit hallita aikaasi - se voi olla kalenteri, muistikirja, kortti, muistikirja, bullet journal, sovellus, muistiinpanot puhelimeen ... tehtävät.

Aikataulutus

Jos aiomme suunnitella asettamalla aikakehyksen, on syytä tietää, kuinka kauan tiettyjen toimintojen suorittaminen kestää. Useiden päivien ajan voimme kirjoittaa muistiin, kuinka kauan tietty tehtävä vei - kirjoitetaan tunnit, pidetään taukoja. Tietenkään aika ei ole koskaan sama, mutta tällä tavalla näemme enemmän tai vähemmän, kuinka paljon tarvitsemme tietyssä tapauksessa. Tuntisuunnittelu voi kuitenkin olla vaikeaa - silloin on otettava huomioon virhemarginaali, tiedettävä, että jokin voi mennä pieleen, hypätä pois, muuttaa päivän kulkua. Joten kun suunnittelet aikataulua, on tärkeää tietää, että tämä on vain arvio, jotta ei turhaudu tarpeettomasti.

Suunnitteluaika

Suunnitteluseikkailun alussa kannattaa aloittaa suunnittelemalla lyhyitä ajanjaksoja. Esimerkiksi joka aamu kirjoitamme paperille kaikki tehtävät, jotka meidän on suoritettava tulevina tunteina. Jokainen valmis, yliviivataan, jos jokin menee pieleen, siirrämme sen seuraavaan päivään. Mitä pidempään toimimme lyhyellä aikavälillä, sitä varmemmin pystymme hoitamaan hieman etäisempiä tehtäviä.

Tavoite on tärkein

Tehtävien päämäärätön suorittaminen saa meidät menettämään motivaatiomme ja innostuksemme työhön. Siksi suunnittelussa kannattaa asettaa suurempia ja pienempiä tavoitteita. Lisää sitten jokaiseen niistä luettelo tehtävistä, jotka auttavat meitä pääsemään niihin. Tämän ansiosta voimme joka päivä lisätä pienen askeleen lähemmäs sitä tehtävälistallemme ja toimia koko ajan.

Äärimmäisyydet eivät ole koskaan hyviä

Meidän on mitattava voimamme aikomuksiin - 10 tärkeää tehtävää on vaikea sovittaa yhteen työpäivään. Siksi työtehtävät kannattaa hajauttaa niin, että todella vaikeitakin voi käsitellä vaikka kerran päivässä. Jos se menee sujuvasti, voimme lisätä lisää, mutta jos pakkaamme listamme ääriään myöten, voimme saada motivaation sijasta vain stressiä, alistumista ja turhautumista.

Puhdistavat ajatukset

Riippumatta siitä, miten suunnittelemme, kannattaa aina olla mukanasi paperi ja kynä. Tapahtuu, että työskentelemme yhden tehtävän parissa ja mieleen tulee jotain aivan muuta. Haluamme muistaa tämän, mutta usein ajatus lentää pois. Lisäksi se usein estää meitä keskittymästä siihen, mitä teemme tällä hetkellä. Erittäin hyvä tapa on kirjoittaa nopeasti muistiin mitä mielessäsi on ja palata nykyisten tehtäviesi pariin - selvällä päällä ja järjellisillä ajatuksilla.

Suunnittelun osaaminen voi auttaa meitä saamaan asiat tehtyä sujuvasti. Lisäksi se antaa meille mahdollisuuden keskittyä täysin tehtäviimme - meillä on loppujen lopuksi kaikki kirjoitettuna ja vaikka emme muista jotain, katso vain muistiinpanoja. Siksi kannattaa yrittää suunnitella työpäiväsi ja nähdä, että se voi olla paljon tehokkaampi.