Strukturoitu sähköinen lasku

Palveluvero

Huhtikuussa 2019 tulevat voimaan säännökset sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa painottaen vahvasti sen varmistamista, että ne toteutetaan vain verkkolaskuilla niiden automaattisen käsittelyn mahdollistavassa standardissa. Tällainen e-lasku on strukturoitu sähköinen lasku.

Mikä on jäsennelty sähköinen lasku?

Strukturoitu sähköinen lasku on tiedosto, joka sisältää jokaisen laskun sisältämiä tietoja, ts. julkaisupäivä, myyntipäivä, ostajan, liikkeeseenlaskijan tiedot, transaktiosummat - ei tallennettu kuvaan, vaan sopivassa xml-muodossa.

Tunnemme tämän muodon jo pakollisista JPK-tiedostoista, jotka tällä hetkellä kaikkien aktiivisten arvonlisäverovelvollisten on lähetettävä toimistolle kuukausittain. Ihmissilmälle xml-muodossa laadittu e-lasku ei ole ystävällistä, mutta hyvät kirjanpito-ohjelmat lukevat sen jo nyt todella helposti ja virheetöntä (ei niin kuin nykypäivän PDF).

Miksi tavallinen PDF ei ole jäsennelty sähköinen lasku?

Sekä EU:n että kansalliset säädökset 9.11.2018 annetun lain muodossa julkisten hankintojen sähköisestä laskutuksesta, urakoiden tai palveluiden käyttöoikeussopimuksista ja julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuudesta, jotka tulevat voimaan keväällä 2019, sanovat suoraan, että PDF se ei ole e-lasku. Miksi? PDF on kuvaystävällinen ihmissilmälle, mutta täysin vihamielinen tietojärjestelmille. On totta, että markkinoille on ilmestynyt OCR-mekanismeja, jotka käsittelevät laskun kuvan PDF-muodossa ihmisen sijaan, mutta koska ne tutkivat silti vain kuvaa, ne ovat erehtyviä ja vaativat valppautta.

PDF-muotoon tallennettu lasku ei anna IT-järjestelmälle mahdollisuutta lukea tietoja, kuten urakoitsijan nimeä, myöntämis- tai myyntipäivämäärää, eikä tapahtuman summien virheetöntä lukemista laskusta.

Tästä syystä Euroopan unioni otti standardin eli e-laskustandardin käyttöön lisämerkinnän muodossa xml-muodossa. Strukturoitu sähköinen lasku voi siis olla PDF, mikäli siinä on lisäksi ns talous- ja kirjanpitojärjestelmien sekä ERP-järjestelmien tunnistamia metatietoja ja ennen kaikkea ne voidaan lähettää PEF:n eli Sähköisen laskutusalustan kautta yrittäjältä julkiselle laitokselle dokumentoimalla suoritetun palvelun tai toimituksen. Tämä alusta toimii OpenPEPPOL-organisaation hyväksymien standardien mukaisesti, joten se vaatii asianmukaisia ​​verkkolaskumuotoja, ei tavallista PDF-muotoa.

Strukturoitu sähköinen lasku osoitteessa wfirma.pl

Wfirma.pl-järjestelmässä toimintoa TULOT »MYYNTI» NÄYTTELY »LASKU käyttäen laaditut laskut ovat sähköisen strukturoidun laskun muotoisia.

Laskun jäsennelty XML-muotoinen muoto on liitetty laskutiedostoon, joka käyttäjälle ladattaessa näyttää tavalliselta PDF:ltä, mutta teknisesti tiedoston alla on strukturoitu XML-muotoinen muoto, joka mahdollistaa tiedonsiirron sähköisesti.

Tällä tavalla laadittu lasku täyttää EU-standardin ja OpenPEPPOL-standardien vaatimukset ja voidaan lähettää PEFille sekä suoraan urakoitsijoiden kirjanpitojärjestelmiin tai ERP:hen.

Missä käytetään strukturoituja sähköisiä laskuja

Ensisijaisesti strukturoitua sähköistä laskua tullaan käyttämään liiketoimissa yrittäjien ja julkisyhteisöjen, kuten muun muassa kuntien, kuntien, koulujen tai Terveyskassan, välillä. Syynä on Euroopan parlamentin ja neuvoston hyväksymä direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa (2014/55/EU). Strukturoidun sähköisen laskun erittäin suurten etujen vuoksi on kuitenkin väistämätöntä, että muutaman vuoden kuluttua siitä tulee yleisesti sovellettavissa yritysten välisissä (B2B) liiketoimissa.