Fasilitointi – tiimityötä uusien ratkaisujen luomiseksi

Palveluliiketoiminta

Yhteistyö tai ryhmätyö ovat sanoja, joita useimmat yritysten työntekijät ja työnantajat puhuvat. Molemmat haluavat työskentelyn tiimin projektin parissa tapahtuvan luovassa, ystävällisessä ilmapiirissä, jotta vaikutus on molempia osapuolia tyydyttävä. Tässä artikkelissa esittelemme, mitä fasilitaatio on ja miten sitä käytetään ryhmätyössä.

Fasilitointi - mitä se on?

Fasilitointi on tiimityöprosessin tehokasta toteuttamista. Sen tarkoituksena on hyödyntää jokaisen ryhmän potentiaalia. Fasilitointiprosessiin osallistuu projektiryhmän ulkopuolella puolueeton henkilö, fasilitaattori. Hän vastaa kokouksen moderoinnista, tiimin työn tehostamisesta ja ongelmien ja esteiden ilmaantuessa tukee tiimiä omien ratkaisujen kehittämisessä.
Fasilitaattori ei ole henkilö, joka antaa ryhmälle valmiita ratkaisuja. Se vain tukee häntä luomaan omia ratkaisujaan.

Työn kulku ryhmässä

Yhteistyön aikana ryhmä määrittelee ongelman, valitsee työkalut ja menetelmät, joita se käyttää projektin toteuttamisen aikana. Ohjaaja seuraa tiimin työtä, osoittaa korkeatasoista valppautta ja tarvittaessa lieventää ryhmässä syntyviä konflikteja, jotka johtuvat esimerkiksi näkemyseroista.

Mitkä ovat ryhmän työn säännöt?

Jokaisella kokouksen osallistujalla on sama mahdollisuus kommentoida tiettyä aihetta ja yhtäläinen oikeus toimia. On tärkeää, että jokainen on avoin muiden väitteille ja ideoille. Jokaisen tulee kunnioittaa kollegoiden erilaisia ​​mielipiteitä. Tämä ideoiden heterogeenisuus voi saada ryhmän keksimään mielenkiintoisempia ratkaisuja kuin tilanteessa, jossa jokainen idea olisi samanlainen.

Ryhmäfasilitoinnin päätavoite

Ensinnäkin fasilitoinnin tarkoituksena on tukea tiimiä löytämään vastauksia itse esittämiinsä kysymyksiin. On tärkeää, että ryhmän työ tietyn asian parissa on erittäin tehokasta ja tuo odotetut tulokset, eli että ryhmä saavuttaa tavoitteensa.

Fasilitointi - edut

Luettelo fasilitointiprosessin käytön eduista:

  • kehittää arvokkaita ratkaisuja monimutkaisiin ongelmiin

  • käyttämällä jokaisen tiimin jäsenen tietämystä ja kokemusta

  • ryhmän luovaa ajattelua

  • jäsennellyt kokoukset

  • uusia ja ainutlaatuisia tapoja selviytyä vaikeasta tilanteesta

  • sitoutuminen ryhmässä

  • hankkeen tarkoituksen ja alueen selkeä määrittely

  • kaikkien osallistujien osallistuminen (proaktiivinen asenne)

  • ymmärrystä muiden ihmisten ideoita kohtaan

  • kehittää mutkaton ratkaisu monimutkaiseen ongelmaan

  • korkeatasoinen projektinhallinta.

Helpottaminen - haitat

Helpotuksen mahdolliset haitat:

  • se on aikaa vievä prosessi

  • ongelma voi syntyä, kun ryhmässä työskenteleviä ihmisiä ei ole tarpeeksi tietoa pystyäkseen ratkaisemaan ongelman (tehtävä on heille liian korkea)

  • ulkopuolisen fasilitaattorin työstä aiheutuu organisaatiolle lisäkustannuksia

  • sisäisen ohjaajan työ voi osoittautua tehottomaksi hänen vähäisen puolueettomuutensa vuoksi

  • Jos ohjaaja ei valmisteluvaiheessa huolehdi selittääkseen epäselvyyksiä ryhmälle ja hahmottaakseen toiminnan tarkoitusta, sillä voi olla kielteisiä seurauksia, joiden seurauksena osallistujat eivät pääse mukaan työhön.

  • kun asiakas ja ryhmä, jonka kanssa fasilitaattori työskentelee eivät luota toisiinsa, heidän yhteisen työnsä vaikutukset eivät ole kummankaan osapuolen kannalta tyydyttäviä

  • jos ohjaaja suorittaa fasilitointiprosessin väärin, se voi ilmetä ryhmässä: hajanaisen vastuun, osallistujien sitoutumattomuuden, vetäytymisen, muiden ajatusten pilkamisen tai joidenkin ihmisten pois jättämisen vaikutus.

Milloin fasilitointiprosessia kannattaa käyttää?

Fasilitointia käytetään ryhmän työn tukena. Hakeminen kannattaa silloin, kun ryhmällä on ratkaistavana ongelma, sillä fasilitointiprosessin ansiosta määritellään se ensin yhdessä ja sitten siirrytään ratkaisutapojen luomiseen. Yleensä ongelmaan ei ole reseptiä. Jokaisen osaamisen, taitojen ja sitoutumisen avulla selviydymme paremmin ratkaisujen etsinnästä. Tilanteessa, jossa teemme uuden toimintasuunnitelman, rakennamme toimintastrategian tai suunnittelemme muutosta, fasilitointi on hyödyllistä. Sitä voidaan käyttää myös, kun luomme yritykseen uuden tuotteen tai palvelun. Alue, jolla fasilitointia käytetään usein, on IT-ala. Scrum-metodologiassa työskennellessään fasilitaattori, tässä tapauksessa scrum-mestari, koordinoi työntekijöiden tapaamista ja ottaa heidät mukaan jatkotyöhön.

On syytä kiinnittää huomiota fasilitoinnin erittäin positiiviseen vaikutukseen joukkueiden tavoitteiden saavuttamiseen. Hyväksymällä fasilitaatioita yrityksissämme annamme työntekijöillemme mahdollisuuden osallistua aktiivisesti uusien tuotteiden luomiseen liittyviin prosesseihin sekä yhteiseen ongelmanratkaisuun ja päätöksentekoon. Sinun tulee kuitenkin olla tietoinen fasilitoinnin haitoista. Suurin osa niistä voidaan eliminoida työpajan perusteellisella valmistelulla, sopivan ja pätevän henkilön valitsemisella fasilitaattorin rooliin ja ohjatun työpaja-istunnon suorittamisella hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti.