Kirjaa etätyöajasta

Palvelus

Etätyöstä on viime aikoina tullut arkipäivää monille yrityksille ja työntekijöille. Tähän tilanteeseen vaikutti epäilemättä koronavirusepidemia, joka muutti paljon niin yksityis- kuin työelämässämme. Kotona työskentely on haaste joillekin ihmisille, koska pitäisi siirtyä kokonaan etäkontaktiin, vailla suoraa suhdetta toiseen. Pitäisikö etätyö rekisteröidä? Onko etätyöajan rekisteröinti välttämätöntä? Selitämme!

Etätyö - mitä se on?

Etätyö on nimensä mukaisesti työtä, joka tapahtuu yrityksen tilojen ulkopuolella - yleensä se on työntekijän asunto. Tällaista työtä tulee suositella työnantajan toimesta, eikä tässä vaadita työntekijän suostumusta. Työlaissa ei ole etätyötä koskevia säännöksiä - ensimmäiset säännökset ilmestyivät vasta peräkkäin voimaan tulleissa asetuksissa, ns. kriisintorjuntakilvet. Art. 3 sek. 1 erityisratkaisuilla, jotka liittyvät COVID-19:n, muiden tartuntatautien ja niiden aiheuttamien hätätilanteiden ehkäisyyn, torjuntaan ja torjuntaan

"COVID-19:n vuoksi ilmoitetun epidemiauhan tai epidemian aikana ja 3 kuukauden sisällä niiden peruuttamisesta COVID-19:n torjumiseksi työnantaja voi määrätä työntekijää suorittamaan tietyn ajan , työsopimuksessa määritelty työ, sen pysyvän suorituspaikan ulkopuolella (etätyö)”.

Siksi vain 19.6.2020 hyväksytyssä kriisintorjuntakilvessä oli lukuisia säännöksiä, jotka määrittelivät mitä etätyö on ja mitkä ovat sen käytön tilat ja vaatimukset.

Työaikalomakkeet – edellytys etätyölle?

Kuten mainittiin, 19.6.2020 annettu laki COVID-19:stä kärsiville yrittäjille myönnettävien pankkilainojen korkotuista oli ensimmäinen laki, jossa ei pelkästään mainita etätyön mahdollisuus, vaan täsmennettiin ennen kaikkea seuraavaa:

  • etätyön tekemistä voidaan suositella, jos työntekijällä on tekniset ja paikalliset taidot ja valmiudet tehdä tällaista työtä ja työn tyyppi sen sallii;
  • etätyötä voidaan tehdä käyttämällä suoraa etäviestintää tai se voi koskea osien valmistusta tai materiaalipalvelua;
  • etätyön tekemiseen tarvittavat työkalut ja materiaalit sekä etätyön logistiikkapalvelut ovat työnantajan toimesta;
  • työntekijä saa etätyötä tehdessään käyttää muita kuin työnantajan toimittamia työkaluja tai materiaaleja, jos se mahdollistaa luottamuksellisten tietojen ja muiden lailla suojattujen salaisuuksien, mukaan lukien liikesalaisuudet tai henkilötiedot, sekä luovutettavien tietojen kunnioittamisen ja suojaamisen. jotka voivat altistaa työnantajan vahingolle;
  • Etätyötä tekevä työntekijä on työnantajan pyynnöstä velvollinen pitämään kirjaa suoritetuista toiminnoista ottaen huomioon erityisesti kuvauksen näistä toiminnoista sekä niiden suorittamisen päivämäärän ja kellonajan.

Kuten voidaan nähdä, tässä laissa otettiin käyttöön käsite "suoritetut toiminnot".

Kirjaa etätyöajasta

Shield 4.0 esitti säännöksen, joka koski tarvetta kirjata etätyötä tekevän työntekijän toimintoja. On syytä huomata, että etätyön työaikakirjaus ei ole pakollinen - työntekijä on velvollinen laatimaan sen vain työnantajan antaessa tällaisen määräyksen. Työntekijä laatii suoritetuista toiminnoista pöytäkirjan tilauksessa määritellyllä tavalla ja tiheydellä. Lainsäätäjä ei ole säätänyt etätyöajan kirjaamisen tietojen muotoa ja laajuutta - työnantajan tulee määrätä säilytysvelvollisuus ja ilmoittaa sen muoto

Tämä tarkoittaa, että lainsäätäjä ei ole määrännyt tällaisen tietueen muotoa, joten se jätti jonkin verran vapautta. Työnantajan on siis ehdotettava, miltä tällaisten rekistereiden pitäisi näyttää ja ennen kaikkea, haluavatko he työntekijöiden laativan niitä ollenkaan.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Työaika- ja toimintatiedot

Työlain mukaan työnantaja pitää kirjaa työntekijän työajasta palkan ja muiden työhön liittyvien etujen oikein määrittämiseksi. Työnantaja antaa nämä tiedot työntekijän saataville tämän pyynnöstä. Tehtäväperusteisen työaikajärjestelmän piiriin kuuluvien työntekijöiden, työnantajan puolesta työpaikkaa hoitavien ja ylityö- tai yötyöstä kertasuorituksena saavien työntekijöiden osalta työaikaa ei kirjata ja nämä ovat ainoat poikkeukset. Kirjaukset suoritetuista toiminnoista eivät ole sama asia kuin työaikakirjaukset!

On huomioitava, että työaikalomake on täysin eri asia kuin etätyön tuntilomake ja että sen pitäminen on työnantajan vastuulla. Kun kyseessä on toimintarekisteri, työnantaja ei ole velvollinen säilyttämään sitä - hän voi määräyksellä määrätä työntekijät laatimaan sen. Työnantaja ei myöskään ole velvollinen kirjaamaan etätyötä yksittäisen työntekijän työaikakirjanpitoon. Jos työnantaja kuitenkin haluaa tallentaa tiedon, työskenteleekö tietty työntekijä etänä vai suoraan yrityksessä omiin tarpeisiinsa, hän voi vapaaehtoisesti erottaa sen työaikakirjanpidosta.

Etätyön läsnäololista

Monet työnantajat ihmettelevät, pitäisikö työntekijöiden allekirjoittaa läsnäololistat etätyöskentelyn aikana. Tietysti on muutama huomionarvoinen seikka:

  • suoritettujen toimien tiedot eivät ole samat kuin läsnäololista;
  • kirjaaminen työntekijän toiminnasta ei vapauta työnantajaa työaikakirjanpidosta;
  • työntekijä voi pitää läsnäololistan sähköisessä muodossa.

Etätyö antaa monia mahdollisuuksia pystyä toteamaan oikein, oliko työntekijä tiettynä päivänä töissä vai ei – esimerkiksi ilmoittautuminen työaikajärjestelmään tai sähköinen läsnäololista. Chatteja tai videoneuvotteluja voidaan myös käyttää läsnäolon tallentamiseen.

Kirjaa etätyöajasta - yhteenveto

Työntekijän suorittaman toiminnan kirjaaminen ei vapauta työnantajaa työaikakirjanpidosta, koska kyseessä ovat täysin erilaiset asiakirjat. Lainsäätäjä ei ole määrännyt etätyöaikakirjanpitoon sisällytettävien tietojen muotoa tai laajuutta. Se ei kuitenkaan ole ennen kaikkea pakollinen asiakirja, vaan työnantaja päättää pitääkö työntekijä sen vai ei.