E-lasku – kaikki mitä sinun tulee tietää!

Co-Koko Muuttuu

18.4.2019 astuivat voimaan säännökset, joiden mukaan hankintaviranomainen on julkisissa hankinnoissa velvollinen hyväksymään jäsennellyn sähköisen laskun sekä muut näiden sopimusten toteuttamiseen liittyvät jäsennellyt sähköiset asiakirjat. Tämä tarkoittaa, että tarjouskilpailuihin osallistuvat yrittäjät voivat automatisoida laskujen laatimisen ilman pelkoa. E-lasku, mitä siitä kannattaa tietää?

Mikä on jäsennelty e-lasku?

Strukturoitu sähköinen lasku ei ole muuta kuin tietyn rakenteen omaava sähköinen dokumentti xml-muodossa, jossa kaikilla merkinnöillä on pysyvä merkitys ja paikka. Se sisältää arvonlisäverolain säännösten edellyttämät tiedot ja tiedot maksun saajasta sekä viittauksen julkiseen hankintasopimukseen. Tällaisen e-laskun standardit ovat EU-standardien mukaisia.

Kuinka lähettää e-lasku toimistoon?

Sähköisen laskutuksen alustaa käytetään strukturoitujen sähköisten laskujen lähettämiseen suoraan julkisyhteisöille. Jotta voit käyttää sitä, sinun on luotava ilmainen tili ennen ensimmäisen strukturoidun verkkolaskun odotettua vastaanottopäivää.

PEF mahdollistaa myös muiden julkisten hankintojen toteuttamiseen liittyvien asiakirjojen lähettämisen ja vastaanottamisen urakoitsijan suostumuksella. Tällaisia ​​ovat esimerkiksi tilaukset ja lähetysluettelot, vastaanottoilmoitukset, kirjanpitoilmoitukset tai korjauslaskut.

PEF:iä voidaan käyttää hallituksen verkkosivuston tai sovelluksen kautta. Lisäksi jotkut IT-järjestelmätoimittajat ottavat tämän mahdollisuuden käyttöön yrityksille kirjanpito-ohjelmissaan. Tämän ansiosta e-lasku voidaan toimittaa suoraan toimistoon yrityksen päivittäisestä laskutusjärjestelmästä.

Miksi laskut kannattaa lähettää sähköisessä muodossa?

Strukturoitu e-lasku mahdollistaa laskunmuodostusprosessin automatisoinnin, koska se ei vaadi manuaalista tietojen syöttämistä. Lisäksi yrittäjällä on mahdollisuus:

  • integroi IT-järjestelmäsi PEF:iin tai käytä PEFiin jo integroituja järjestelmiä, joiden ansiosta voimme helposti lähettää e-laskun päivittäin käyttämiemme kirjanpitotyökalujen tai laskutusohjelmien kautta,
  • ole rauhallinen turvallisuuden suhteen - PEF takaa, että lasku saapuu tilaajalle eikä mene roskapostikansioon,
  • seurata asiakirjan tilaa - tarkista sen tila,
  • tarkista missä vaiheessa tilaus on.

Mikä on GLN ja kuinka sitä käytetään PEF:n alla?

GLN eli globaali sijaintinumero on erittäin hyödyllinen, kun entiteetillä ei ole NIP-numeroa. Sitä käytetään myös tunnistamaan fyysisten ja toiminnallisten yksiköiden sijainnit yhden yrityksen sisällä. GLN on GS1-organisaation myöntämä.

GLN:tä voidaan käyttää sähköisellä laskutusalustalla asiakirjojen automaattiseen vastaanottamiseen, minkä ansiosta jokainen yksikkö voi lähettää ja vastaanottaa strukturoituja asiakirjoja, kuten esim. e-lasku. Kunkin entiteetin tunnistamiseksi sinun on rekisteröitävä (mallista riippuen) uusi entiteettitili tai PEF/PEPPOL-postilaatikkoosoite olemassa olevaan entiteettitiliin.