Työntekijädokumentaatio - muutokset 2019

Palvelus

2019 toi lukuisia muutoksia työntekijöiden asiakirjojen säilyttämiseen. Työnantaja on velvollinen säilyttämään henkilötiedot, joskin hieman muuttuneessa muodossa, sekä työsuhteeseen liittyvät lisäasiakirjat. Mitä työntekijän lisädokumentaatio sisältää? Mihin työnantajien tulee valmistautua?

Asiakirjojen säilyttämisen ehdot

On syytä mainita, että työnantaja pykälän mukaisesti. Työlain 94 § 9b on velvollinen säilyttämään työsuhteeseen liittyviä asiakirjoja ja työntekijöiden henkilötietoja. Sen olisi myös varmistettava asianmukaiset olosuhteet paperimuodossa säilytettävien ja säilytettävien työntekijöiden asiakirjojen tuhoutumisen, vahingoittumisen tai katoamisen ja luvattomien henkilöiden pääsyn varalta, erityisesti varmistamalla asianmukainen kosteus, lämpötila huoneessa, jossa työntekijän asiakirjoja säilytetään, ja turvaamalla huone. luvatonta pääsyä vastaan..

Jos työpaikka tai sen osa siirretään toiselle työnantajalle, nykyinen työnantaja siirtää työntekijän asiakirjat uudelle työnantajalle (työlain 231 §).

Työntekijädokumentaatio – uudet ohjeet

Uudesta perhe-, työ- ja sosiaaliministerin määräyksestä työntekijädokumentaatiosta 19.12.2018 voimme lukea, että jokaisen työnantajan velvollisuutena on säilyttää työsuhteeseen liittyvät asiakirjat jokaisen työntekijän osalta erikseen. Lainsäätäjä jakaa tämän asiakirjan 4 osaan - jokaisen tulee sisältää:

  1. työajan kirjaamista koskevat asiakirjat (rekisteröinnin tulee sisältää tiedot tehtyjen työtuntien määrästä, työn alkamis- ja päättymisajasta, ylityöstä, työstä vapaapäivistä, päivystystuntien määrästä sekä perustelluista ja perusteettomista poissaoloista, lisäksi tässä osassa tulee säilyttää kaikki työaikajärjestelmään ja -aikatauluun liittyvät työntekijähakemukset tai työvapaahakemukset henkilökohtaisten asioiden ratkaisemiseksi. Työntekijöiden läsnäololistaa ei tule kirjata;

  2. lomavapaan hakemiseen ja käyttöön liittyvät asiakirjat;

  3. luettelo tai kortti työstä maksetuista palkkioista ja muista työhön liittyvistä eduista sekä työntekijän vaatimus palkan maksamisesta henkilökohtaisesti - art. Työlain 86 § 3;

  4. työvaatteiden ja jalkineiden sekä henkilönsuojaimien jakamisesta sekä rahavastikkeen maksamisesta omien vaatteiden ja jalkineiden käytöstä sekä niiden pesusta ja huollosta kirjanpitoarkki.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Asiakirjojen antaminen pyynnöstä

1.1.2019 alkaen työnantaja antaa luonnoksen mukaan työntekijän pyynnöstä (millä tahansa muodossa - sähköisesti tai paperilla), entiselle työntekijälle tai muulle valtuutetulle henkilölle jäljennöksen koko työntekijästä tai osasta työntekijää dokumentointi. Tärkeää on, että työnantajan tulee toimittaa kopio työntekijän pyytämästä asiakirjoista 30 päivän kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta. Koko asiakirjan tai sen osan kopiossa tulee olla työnantajan käsinkirjoitettu allekirjoitus ja vahvistus työntekijän alkuperäisen asiakirjan noudattamisesta. Itse hakemus tulee mennä osaan B tai C riippuen siitä, onko sen jättänyt työntekijämme vai entinen työntekijä.

Työntekijän kuolema ja asiakirjojen myöntäminen

Työlakiehdotuksen (949 §:n 3 momentti) mukaan työntekijän kuolemantapauksessa kopio hänen asiakirjoistaan ​​on saatavilla:

  • puoliso,

  • vanhemmat,

  • omat lapset tai toisen puolison lapset ja adoptiolapset, jotka on adoptoitu kasvatukseen ja elatukseen ennen täysi-ikäisyyttä,

  • lapsenlapset,

  • sisarukset,

  • muut lapset, lukuun ottamatta sijaisperheeseen tai perheorpokotiin kasvatukseen ja elatukseen otetut lapset.

Muutoksia dokumentaatioon - vai heti?

Työntekijöiden dokumentaatio tulee mukauttaa uusiin säännöksiin mahdollisimman pian, sillä työnantajilla on siihen pääsääntöisesti 12 kuukautta aikaa.Jos työpaikan tai sen osan siirto toiselle työnantajalle tapahtuu 12 kuukauden kuluessa 1.1.2019 lukien, eikä nykyinen työnantaja muuta työsuhteeseen liittyvien asioiden olemassa olevan dokumentaation säilytystapaa tai ehtoja tänä aikana, uuden työnantajan on tehtävä tällainen mukautus 12 kuukauden ajan siitä päivästä, jona työpaikka tai sen osa siirtyy toiselle työnantajalle.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Työntekijän asiakirjat tulee säilyttää asianmukaisissa olosuhteissa ja tavalla, joka ei uhkaa sen tuhoamista. Tämän asiakirjan tulee sisältää sekä henkilötiedot että palkkaasiakirjat. Vuodesta 2019 alkaen jokaisen työnantajan tulee säilyttää jokaisesta työntekijästä erillinen dokumentaatio henkilökansioita lukuun ottamatta. Sitä tulee säilyttää 10 vuotta ja työnantajilla on 12 kuukautta aikaa mukauttaa se uusiin säännöksiin 1.1.2019 alkaen.