Mitä ottaa huomioon laskutusohjelmaa valittaessa?

Palveluliiketoiminta

Laatikko vai kenties pilvessä? Integroitu ulkoisiin sovelluksiin vai sisältääkö tarvittavat työkalut? Henkilökohtaisilla laskuilla vai ei? On monia kysymyksiä, joihin laskutusohjelmaa etsivien yrittäjien on vastattava. Ehdotamme, millä toiminnoilla se tulisi varustaa, jotta se vastaa yrityksen tarpeita sen jokaisessa kehitysvaiheessa.

Laskutusohjelman ominaisuudet – mihin kannattaa kiinnittää huomiota?

Jotta laskutusohjelma toimisi, se on varustettava useilla työkaluilla. Niiden käyttäjien kannalta, jotka voivat laatia kymmeniä tai satoja laskuja päivittäin, seuraavat asiat ovat tärkeitä:

  • mahdollisuus lähettää erilaisia ​​laskuja

Suhdannekierrossa on erilaisia ​​laskuja. Yritykset lähettävät usein ennakko- ja loppulaskuja. Jotkut heistä käyttävät pro forma -laskuja. Yrittäjät, jotka kirjaavat myynnin kuitilla, voivat myös laskuttaa niiden perusteella. Tähän sinun on lisättävä korjauslaskut. Eräs hyvän verkkolaskutusohjelmiston tärkeimmistä tehtävistä on siksi kyky laatia erilaisia ​​asiakirjoja;

  • integrointi muihin ohjelmiin

Esimerkiksi laskutusohjelma wFirma.pl on integroitu Allegron kanssa. Tämä ratkaisu on omistettu verkkokauppojen omistajille, jotka haluavat optimoida kustannuksia tehostamalla myyntiä tämän kanavan kautta. Myös käyttäjät, jotka haluavat automatisoida asiakaspalvelu- ja myyntiprosesseja, hyötyvät tästä työkalusta. Toinen vaihtoehto on erityisen hyödyllinen yrittäjille - he voivat kätevästi hallita huutokauppoja, heillä on jatkuva pääsy varastoon ja automatisoida laskujen laatiminen;

  • mahdollisuus lähettää laskuja eri kielillä ja valuutoissa

Tämä on hyödyllinen vaihtoehto tahoille, jotka tekevät yhteistyötä ulkomaisten urakoitsijoiden kanssa. Tämä ominaisuus ei ole tarkoitettu vain kypsille yrityksille, joilla on laajat liikesuhteet. Aloitteleva yrittäjä voi keskittyä ulkomaisten asiakkaiden hankkimiseen yrityksensä ensimmäisistä toimintapäivistä lähtien, ja sitten on vain ajan kysymys, milloin hän lähettää laskuja muissa valuutoissa.

Palvelut käyttäjälle - mukavuutta automaation ansiosta

Kirjanpito tavaroiden ja palveluiden myynnistä on jokaisen yrittäjän perusvelvollisuus. Manuaalinen tiedonsyöttö, varsinkin kun tehdään yhteistyötä kanta-asiakkaiden kanssa, on työlästä ja tarpeetonta toimintaa - ammattimaiset laskutusohjelmat mahdollistavat sen automatisoinnin. Käyttäjälle se säästää aikaa ja voi poistaa virheet. wFirma.pl-laskutusohjelman avulla käyttäjät voivat automatisoida seuraavat laskutukseen liittyvät toiminnot:

  • urakoitsijan tietojen sekä tavaroiden ja palveluiden nimien syöttäminen

Koska ohjelma on yhteydessä Tilastokeskuksen tietokantaan, riittää, että syötät urakoitsijan NIP-numeron sopivaan kenttään. Loput tiedoista ladataan Tilastokeskuksesta. Sama koskee tuotteen/palvelun nimi -kentän täyttämistä. Riittää, kun syötät kaikki nimet kerran ja valitset sitten sopivat merkit avattavasta luettelosta;

  • tarkistaa, onko yritys aktiivinen arvonlisäveron maksaja ja velallinen

Asianmukaisen huolellisuuden laiminlyönti asioidessaan muiden markkinoiden taloudellisten toimijoiden kanssa voi olla erittäin kallista. Laskutusohjelman wFirma.pl avulla voit automaattisesti tarkistaa, onko yritys aktiivisten arvonlisäveronmaksajien luettelossa. Lisäksi se tarkistaa, onko sopimuspuoli lueteltu velallisten tietokannassa laiminlyöjänä.

  • laskujen kirjaaminen asianmukaisiin kirjanpitoihin

Hyvä laskutusohjelma voi parantaa käyttäjän työtä automaattisesti kirjaamalla tositteet. Verkkolaskutusohjelma wFirma.pl on varustettu tällaisella ratkaisulla. Yrittäjille tämä tarkoittaa ajansäästöä ja työmäärän vähenemistä. Jokaiselle laskutusohjelmaa käyttävälle yrittäjälle on tärkeää myös käyttöliittymä ja sen intuitiivisuus. Tehokas navigointi ohjelman läpi mahdollistaa nopean laskun tai muistutuksen lähettämisen asiakkaille, joilla on maksuviivästys. Harvemmin yrityksen tiloissa vierailevat yrittäjät arvostavat mahdollisuutta käyttää laskutusohjelmaa, joka näkyy oikein mobiililaitteissa, kuten älypuhelimissa. Mobiiliversio tarjoaa pääsyn laskuihin ja muihin lisätoimintoihin paikasta riippumatta – tarvitset vain laitteen ja nettiyhteyden.

Lakivaatimusten noudattaminen – automaattiset päivitykset

Yrityksensä kehittämiseen keskittynyt yrittäjä ei yleensä ehdi seuraamaan säännösten muutoksia. Tämä ei kuitenkaan vapauta häntä velvollisuudesta laatia oikeat laskut, jotka sisältävät kaikki lain edellyttämät tiedot. Sinun ei tarvitse huolehtia dokumentin oikeasta muodosta ja tarvittavien tietojen sisällyttämisestä siihen käyttämällä laskujen laatimisohjelmaa pilvessä. Järjestelmän päivittäminen on ohjelmistotoimittajan vastuulla. Käyttäjille tämä ei tarkoita vain käyttömukavuutta, vaan myös lisäkustannuksia - laatikkolaskuohjelmien tapauksessa on yleensä ostettava niistä toinen versio. Kun keskustellaan lain noudattamisesta, GDPR:ää ei saa unohtaa. Asetuksen voimaantulo on asettanut yrittäjille lisävelvoitteita. Jos yritys työskentelee yksittäisten asiakkaiden tai yrittäjien kanssa, sen tulee muistaa mm. tietojen suojaamiseksi katoamisen tai tuhoutumisen varalta. Verkkolaskutusohjelmaa käytettäessä käyttäjän ei suurelta osin tarvitse huolehtia tietoturvasta - infrastruktuurin turvaa toimittaja, hän huolehtii myös syklisestä varmuuskopioinnista. Hyvät laskutusohjelmat on varustettu myös raportointityökaluilla, joiden avulla voit tarkistaa mm. kuka on antanut henkilötiedot, kuka niitä on muuttanut ja millä perusteella ne on luovutettu kolmansien osapuolten käyttöön.

CRM - erinomainen työkalu asiakkaiden ja työntekijöiden suhteiden hallintaan

Verkkolaskutusohjelmistolla voidaan tehdä paljon muutakin kuin pelkkä laskujen laatiminen – riittää, että CRM-järjestelmä on kiinteä osa sitä. Sen ansiosta käyttäjä saa lisätoimintoja. Hyvä esimerkki on laskujen hallinta. Niiden myöntämisen jälkeen ne voidaan lähettää urakoitsijoille sähköpostitse, ja tarvittaessa lähettää myös maksumuistutus sähköpostitse, tekstiviestillä tai postilaitoksen avulla. Verkkopankkiin integroinnin ansiosta käyttäjän ei tarvitse säännöllisin väliajoin tarkistaa, onko pankki varannut tavaran maksun - ohjelma tekee sen myös hänen puolestaan. Yrittäjä voi hallita kerättyä asiakaskuntaa millä tahansa tavalla. CRM auttaa liikesuhteiden rakentamisessa, koska sen avulla voit määrittää esimerkiksi alennuksia urakoitsijoille. Tämä puolestaan ​​varmistaa, että asiakas saa aina oikean summan laskun. Tilausmyynnissä on mahdollista luoda ja lähettää myyntitositteita automaattisesti säännöllisesti. Kun tällaisten asiakkaiden tietokanta on laaja, ajansäästö on valtava. CRM toimii hyvin paitsi kontakteissa asiakkaiden, myös työntekijöiden kanssa. Tällä moduulilla varustetun wFirma.pl laskutusohjelman avulla voit hallita projekteja ja tehtäviä sekä pitää aikataulua. Johdonmukainen suunnittelu ja myöhempien tavoitteiden toteuttaminen voi parantaa yrityksen toimintaa ja mahdollistaa sen asteittaisen kehittymisen.

Henkilökohtaiset ratkaisut ja palvelutuki

Brändin rakentaminen ja sen lujittaminen kuluttajien tai urakoitsijoiden mielissä on pitkäaikainen prosessi. Asetetun tavoitteen saavuttamiseksi tarvitaan esimerkiksi erottuva logo. Brändäysyrittäjä voi vaatia verkkolaskutusohjelmiston personoimaan luotuja asiakirjoja lisäämällä niihin logon. Vaikka tämä ei olekaan ohjelman tärkein ominaisuus, siihen kannattaa kiinnittää huomiota - se on tapa erottua kilpailijoista, jotka lähettävät laskut mallipohjasta. Tuki voi olla tärkeää yrittäjille, jotka ottavat ensimmäisiä askeliaan liiketoiminnassa. Laskutusohjelmistojen myyjän rooli ei saa jäädä tuotteen toimittamiseen – yrittäjiä tulee tukea ja saada vastauksia kysymyksiinsä. WFirma.pl:n käyttäjät voivat käyttää tietokantaa, etsiä ratkaisua foorumilta tai yksinkertaisesti kysyä asiantuntijoilta kysymyksen.