Pitääkö valituksen hyväksymisen sattua? Valitusten käsittely

Palveluliiketoiminta

Ulkoinen artikkeli

Tietoja kirjoittajasta: Reklamator.com.pl - online-valitustukijärjestelmä

Mainostaja on online-valituksenkäsittelyjärjestelmä, helppokäyttöinen ja runsaasti konfigurointi- ja personointivaihtoehtoja. Se mahdollistaa turvallisen valitustenhallinnan ja korvausten käsittelyn kaikkialta maailmasta, verkossa 24/7. Se helpottaa asiakaspalveluosastojen toimintaa ja kommunikaatiota - hotline-palvelusta huoltoon ja varastoon, mikä parantaa valitusten käsittelyä.

Ota yhteyttä: [email protected]

Miltä liiketoimintamme näyttäisi, jos tuotteitamme ostaneet tai palveluitamme käyttäneet asiakkaat ottaisivat meihin yhteyttä vain kiittääkseen meitä?

Toivomme mahdollisimman paljon asiakkaita! Jälkipalveluiden todellisuus kuitenkin osoittaa, että asiakas tuotteen ostamisen jälkeen ottaa yhteyttä ongelman ratkaisemiseksi joko siksi, että hän tarvitsee apua tuotteen käsittelyssä tai huollossa tai haluaa tehdä siitä valituksen. Kuluttajat mainostavat tuotteita ja palveluita, jotka eivät eri syistä vastanneet heidän odotuksiaan. Yleisin syy on näiden tavaroiden laatu, esim. viat, kuluvat liian nopeasti, mikä on yleensä kulutustavaroiden sopimusrikkomus (laki kuluttajamyynnin erityisehdoista).

Valitukset ovat epämukavia. Haluaisimme poistaa heidät liiketoiminnastamme. Ihmiset ottavat meihin yhteyttä - usein suuttuneet - kaupan yhteydessä tehdystä sopimuksesta johtuvat velvoitteet ja säädösten kategoriset määräykset. Lisäksi on olemassa riski, että menetämme ansaitsemamme rahat. Näistä syistä jotkut myyjät tietoisesti välttävät valittamista, esimerkiksi antamalla vääriä tietoja. Jätän väliin tällaisten käytäntöjen ja niiden asiakaspalvelun laadun arvioimisen. Takaan, että markkinoiden todellisuus on armoton - ajan myötä asiakkaat välttävät tällaisia ​​myyjiä ja tuottajia. Mikä tärkeintä, kaikki kuluttajavalitusten rajoittamiskäytännöt ovat laittomia Puolan lain mukaan!

Valituksen hyväksyminen - mahdollisuudet ja niiden seuraukset

Kuinka voimme antaa asiakkaalle mahdollisuuden tehdä valituksen? Mitä yksilöllisistä valinnoista seuraa - asiakassuhteelle ja työmme määrälle pyynnön käsittelyssä? Mitkä niistä ovat laillisia?

Valituksen hyväksyminen - hotline

Tämän ratkaisun etuna asiakkaalle on mahdollisuus tulla kuulluksi, tunne, että vihjelinjan työntekijän kanssa ollaan solmimassa liittoa asian ratkaisemiseksi. Yrityksen etu on mahdollisuus jatkuvaan ilmoituksen käsittelyyn tarvittavien tietojen varmentamiseen sekä mahdollisuus rakentaa ystävällinen ilmapiiri kokeilun aikana kuluttaja-yrityssuhteelle.

Haasteet tälle raporttien keruuvalinnalle koskevat työntekijöitä itseään (hotline-työntekijöiden henkilökohtainen kulttuurin taso, mutta myös heidän tietämyksensä ja taitonsa yrityksen toimintatavoista) ja sujuvan puhelinpalvelun tehokkuuteen (henkilömäärä on riittävä vastaanotetuista puheluista). Myönnät, että noin tusinan minuutin odottaminen silmukkaviestien ja musiikin katkelmien kanssa taustalla voi saada sinut suuttumaan tarpeeksi ennen kuin konsultti vastaa puheluun.

Tämä valinta sopii parhaiten suurille yrityksille ja pienille yrityksille, joissa pyyntöjen määrä on tarpeeksi pieni käsitelläkseen muiden tehtävien välillä.

Valituksen hyväksyminen - tiedosto valituksen lataamista varten

Tämä on ehkä suosituin hakemusten vastaanottamistapa. Mitkä ovat edut? Yritys saa epäilemättä kaikki tarvittavat tiedot ja tiedot, jotka sille lähetetään vakiolomakkeilla. Jos tuote lähetetään takaisin valmistajalle hakemusasiakirjojen mukana, hän saa täydellisen sarjan ja voi välittömästi siirtyä harkintaan.

Tämä on järkevä vaihtoehto kengille ja muille tuotteille, jotka voidaan pakata ja lähettää. Se menettää merkityksensä, jos palvelusta, laitteista tai mitoiltaan asennetuista laitteista tehdään reklamaatio. Silloin se on luultavasti asiakkaan väsyttävin muoto. Miksi? Koska Internetin aikakaudella ajan tuhlaaminen tulostamiseen ja postissa käymiseen on arkaaista. Yksi tällaisen ratkaisun tavoitteista voi olla valitusten tahallinen estäminen. Tällainen hiljainen manipulointi ei palvele hyviä suhteita.

Reklamator.com.pl -alustan sisäinen tutkimus osoittaa, että yli 70 % lomakkeista on laittomia! He eivät edes kunnioita henkilötietolain säännöksiä.

Valituksen hyväksyminen - ilmoitus sähköpostitse

Jotkut valitukset voidaan lähettää sähköpostitse. Jotkut valmistajat ja jakelijat julkaisevat verkkosivuillaan yksinkertaisia ​​lomakkeita valituksen tietojen keräämiseksi. Asiakas syöttää itse tarvittavat tiedot. Nämä tiedot lähetetään nopeasti oikeille ihmisille, mikä mahdollistaa välittömän toiminnan.

Tämä ilmoitusten vastaanottotapa on asiakkaalle kätevin, vaikka hän ei tiedä, että hänen oikeuksiaan saatetaan loukata. Miksi?

Sähköpostitse lähetetyt henkilötiedot sekä arkaluonteiset tiedot (esim. eroottisten tuotteiden mainonnassa) valituksen käsittelijälle eivät ole turvallisia tai harkittuja.

Mutta pääsääntöisesti kuluttajat eivät tiedä, noudattaako myyjä tai valmistaja tietojen käsittelyä ja käsittelyä koskevia sääntöjä.

Tämä ratkaisu voisi olla laillinen, ehdottomasti kätevämpi ja turvallisempi.

Muista, että sähköinen kirjeenvaihto ei salli valitusten tallentamista. On helppo tehdä virheitä ja ongelmia. Toimittamattomat sähköpostit eivät ole perusteena menettelyssä, joka koskee vaaditun yhteydenottopäivän noudattamatta jättämistä. Jos sähköpostisi ei tule perille ajoissa, valitus on katsottava lain mukaan perustelluksi riippumatta siitä, onko se oikea vai väärä. Entä jos kadotat kaikki postisi?

Automaattinen yritysratkaisu - hakemuslomake omalla verkkosivustollasi

Tämän tyyppiset ratkaisut ovat käytännöllisiä monille pelaajille:

Valmistajille, maahantuojille ja pääjakelijoille, joilla on hajautunut myyntiverkosto, jossa tuotteita myyvät IT-järjestelmän tukemien konttoreiden lisäksi pienemmät merkkimyymäläverkoston ulkopuoliset kaupat, esim. lasten alusvaatteiden, jalkineiden, lelujen ja asusteiden myynti , kodin kalusteet. Tällöin myyjä voi rekisteröidä valituksen tietyssä kaupassa vain Internetin kautta. Jos tuotteen lopullisten jakelijoiden välillä on suuri kierto, se on erittäin kätevä ratkaisu valmistajille, maahantuojille ja ulkomaisten merkkien edustajille.

Samoin sellaisten tuotteiden myyjille ja tuottajille, joita ei eri syistä voida toimittaa tiloihin, esim. isokokoiset tuotteet (esim. erikoislaitteet ja -koneet), koottuna (esim. kylpyhuoneen saniteettilaitteet, keittiökoneet), asennusosat (esim. uunit) lämmitys), ostetaan irtotavarana (esim. juhla- tai toimistokalusteet) tai käytetään sisustusvarusteina (esim. huonekalut, matot, paneelit).

Palvelualan reklamaatioiden automatisointi voi olla erityisen käytännöllistä mm.telepalveluja tarjoaville kuljetus- ja kuriiriyrityksille, internet- ja tv-palveluntarjoajille eli joissa asiakas voi tehdä valituksen skannaamalla asiakirjojaan.

Tällaista ratkaisua käytettäessä sinun ei tarvitse pelätä harkittavaksi jätettyjen virheellisten sovellusten tulvaa, jos käytät ohjelmistoa, joka estää sovelluksen rekisteröinnin toimittamatta täydellisiä tietoja, täyttämättä vaadittuja asiakirjoja ja skannauksia jne. hakemuksen käsittelemä - työntekijä saa sitten täydelliset tiedot, joita tarvitaan hakemuksesi käsittelyn aloittamiseen välittömästi. Tällaisessa tilanteessa hänen ei tarvitse suorittaa alustavaa tietojen tarkistusta, kuten sähköpostilähetysten tapauksessa. Järjestelmä voi automaattisesti luoda yksilöllisen numeron rekisteröidylle ilmoitukselle. Joidenkin ratkaisujen avulla asiakas voi seurata valituksensa tilaa, mikä varmasti helpottaa yrityksen vihjepuhelinta.

Reklamaatioilmoitus voi siirtyä välittömästi palveluprosessiin (kuvaa tarkasti tietyn yrityksen prosessin ja standardien ominaispiirteitä - esim. eri henkilöiden vastuuta valitusten käsittelyvaiheissa, viestipohjat yhteydenottoa varten asiakkaaseen jne.).

Tällaisen lomakkeen sijoittamisen ammattisovelluksiin tulisi olla yksinkertaista ja tiivistyä sovelluksen koodinpätkän lisäämiseen mihin tahansa omalle sivullesi. Kuluttajan tiedot ja tiedot hänen ilmoituksestaan ​​tulee käsitellä henkilötietolain mukaisella tavalla ja niiden välitys tulee salata!

Käytä ratkaisuja, jotka säästävät sinun ja asiakkaidesi aikaa ja hermoja. Ratkaisut, jotka ovat Puolan lain mukaisia ​​ja mahdollistavat uusimpien ja parhaiden standardien käytön tiedon tallentamisessa ja käsittelyssä niin teknisten, IT- kuin juridisten ratkaisujenkin osalta.