Työnkulku – mikä on työnkulku?

Palveluliiketoiminta

Joukkoviestinnässä törmäät yhä useammin termiin työnkulku, joka itse asiassa viittaa kaikkiin työelämän osa-alueisiin. On syytä pohtia, mitä tämä prosessi on ja mihin alueisiin se vaikuttaa.

Työnkulku on tällä hetkellä yksi yleisimmistä tavoista hallita ihmisryhmää. Lyhyesti sanottuna se voidaan määritellä katseeksi työn organisointiin. Tämä tarkoittaa, että esimiehet jakavat tehtäviä tässä prosessissa vahvistettujen ohjeiden mukaisesti. Työntekijän näkökulmasta se on sellaista, että hän on tietoinen suoritettavasta velvoitteesta, mutta ei tiedä, mikä hakemus tai mikä sen osa on. Miltä työnkulun hallintaprosessi sitten näyttää?

Työnkulku, eli työnkulku

Tämän menetelmän olemuksen ymmärtämiseksi on syytä tietää, mikä se on. No, laajemmassa mielessä tämä käsite kuvaa tapaa, jolla tieto kulkee sen käsittelyyn osallistuvien eri objektien välillä. Suppeammassa merkityksessä se on asiakirjojen kulkua tiettyjä toimintoja suorittavien työntekijöiden välillä.

Tietokoneprosessien tapauksessa työnkulku voi puolestaan ​​tarkoittaa liiketoimintaprosessien automatisointia, jonka aikana asiakirjat, tiedot tai tehtävät siirtyvät automaattisesti työntekijältä toiselle asianmukaisten menettelytapojen mukaisesti.

Työnkulku on myös ohjelmisto, erityisesti sellainen, joka tukee tiimin työtä. Sen avulla voidaan ensinnäkin määritellä yksittäisten henkilöiden roolit asiakirjojen käsittelyssä ja määrittää tiedostojen välitilat. Tällaista leviämistä kuvaavana esimerkkinä voidaan mainita valtuuskuntaan liittyvät asiakirjat. Ensimmäinen henkilö täyttää tiedot paikasta, johon työntekijän tulee mennä, minkä ansiosta luodaan delegointitilausasiakirja. Asianomainen kerää asiakirjan ja päivämäärän ja kulkuvälineen lisäämisen jälkeen muodostetaan delegaatioasiakirja, joka lähetetään tilauksen hyväksyville päättäjille. Tehtävän suorittamisen jälkeen se suoritetaan ja kustannukset korvataan. Esitetyssä esimerkissä näkyy selvästi, että jokainen kirjeen kirjoittamisen vaihe liittyy tiettyyn ihmisryhmään ja asiakirjojen tilan muutokseen.

Prosessin kulun havainnollistamiseksi käytetään hyvin usein monivärisiä kaavioita, jotka osoittavat yksinkertaisella tavalla mukana olevat työntekijäryhmät ja määrittelevät asiakirjan tilan tietyn ryhmän käsittelyn jälkeen.

Miten työnkulkuprosessi toimii?

Kuten jokaisessa tehtävässä, myös työnkulussa on tehtävien kehittämiseen liittyvä erityinen terminologia. Ensimmäinen ja tärkein termi on prosessi, joka yksinkertaisesti kuvaa työstettävää tehtävää.

Prosessin sisällä on toimintaa. Se liittyy yksittäisille työntekijöille osoitettuihin työn osiin. Tässä voit erottaa kaksi toimintotyyppiä: manuaalinen eli työntekijän suorittama toiminta ja automaattinen järjestelmän suorittama toiminta.

Viimeinen on siirtymävaihe. Tämä termi tarkoittaa olosuhteita, joita tarvitaan sujuvaan siirtymiseen toiminnosta toiseen.

Kuten kaikilla toimenpiteillä, myös työnkululla on selkeä alku ja loppu. Ensimmäinen askel on yleensä määritellä prosessi. Siellä tehdään päätökset mukana olevista työryhmistä, projektin ominaisuuksista ja työnjaosta.

Seuraava elementti on prosessin toteuttaminen. Yksittäisten työntekijäryhmien työ käsillä olevan tehtävän parissa alkaa. Samalla käytetyt ohjelmistot tuovat muiden käyttäjien saataville suoritettavan toiminnan tilat sovelluksen muodossa. Järjestelmä tarkistaa milloin tahansa siirtymien ehdot ja tekee päätökset seuraavasta toiminnasta.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso ilman ehtoja!

Miksi työnkulkua kannattaa käyttää?

On useita syitä, miksi tällaista työnhallintajärjestelmää tulisi käyttää. Ensinnäkin modernin tekniikan ansiosta kaikkia tehtäviä ei tarvitse suorittaa ihmiskäsin. Vastuut voidaan automatisoida, jolloin yritykset voivat säästää aikaa ja vähentää työvoimakustannuksia.

Käyttämällä oikeaa työnkulkuohjelmistoa voit keskittyä tehtävien parempaan erotteluun joko työntekijöiden pätevyyden tai heidän hankkimiensa käyttöoikeuksien avulla. Samalla se tarkoittaa työnkulun parempaa hallintaa ja valvontaa. Tällä tavalla voidaan yhdistää eri osastojen (usein eri mantereilla) ja järjestelmien työskentelyä käyttämällä sopivaa työnkulkuohjelmistoa.

Työnkulkuohjelmat mahdollistavat myös nopean ongelmanratkaisun. Tämä tarkoittaa, että tieto prosessin etenemisestä on saatavilla nopeammin, jolloin voit reagoida välittömästi työskentelyn aikana tapahtuviin seisokkeihin.

Työnkulun hallintaohjelmisto

Osoittautuu, että tällainen ohjelma ei ole vain työkalu, joka mahdollistaa asiakirjojen liikkumisen yksittäisten työntekijöiden välillä, vaan myös joukko vaihtoehtoja, jotka mahdollistavat liiketoimintaprosessien hallinnan. Erilaisten tehtävien määrästä johtuen tällaiset ohjelmistot on yleensä omistettu käyttäjille, jotka toimivat asiakaspalveluun tai tuotantoon liittyvillä aloilla. Tämä johtuu siitä, että tällaisten yritysten toiminta vaatii erittäin hyvää koordinaatiota ja yksittäisten prosessien muodostavien tehtävien hallinnan tilaa.

Mitä hyötyä työnkulkuohjelmasta on yrityksessä? Ensinnäkin se tarjoaa tietoa työmenetelmien valvonnasta ja testaamisesta. Se näyttää kuka ja milloin on tehnyt tiettyyn operaatioon muutoksia, joiden ansiosta prosessia on mahdollista parantaa tulevaisuudessa, ja esittää sen suorituksen tämänhetkisen tilan. Työnkulkuohjelmisto ottaa huomioon myös kyvyn hallita tehtävän suoritusaikaa ja mahdollistaa suoritussuunnitelman muokkaamisen todellisen toiminnan mukaisesti.

Myös työntekijät hyötyvät tämän ohjelman käytöstä. Jokaiselle tiimin jäsenelle on annettu tehtävä, jossa toiminta järjestetään. Tämä johtamistapa motivoi heitä myös jatkotoimiin, sillä se vakuuttaa heille, että he ovat lenkkejä tärkeiden toimintojen ketjussa. Työntekijät tietävät, että mahdollisten viivästysten syy on helppo tunnistaa ja niistä vastuussa oleva henkilö.

Työnkulkuohjelmien mukauttaminen

Työnkulkuohjelmien käyttöönoton perusta on johtamisprosessien tuntemus. Niiden pohjalta kehitetään ohjelmia, jotka näyttävät välittömästi paikat, joissa muutoksia tarvitaan. Järjestelmän käyttöönotto osoittaa sen edut ja haitat, jotka ohjelmoijille kerrottaessa mahdollistavat sovelluksen parantamisen ja mukauttamisen. Tämä tekee niistä erinomaisen työkalun prosessien ohjaamiseen ja työmäärän vähentämiseen.