Verkkotilitoimisto - säästä aikaa ja rahaa

Kirjanpitotoimistot

Päättäessään perustaa oman yrityksen tulevalla yrittäjällä on mielessään idea yrityksestä ja sen toteuttamisesta. Ja tässä aivan alussa kaikki innostus peittyy jossain määrin erilaisiin vaikeista valinnoista johtuviin ongelmiin, kuten: Mikä verotusmuoto valita? Pitäisikö minun rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi? Mistä laskutusohjelman saa? Missä varastonhallintaa ajetaan? Verkkokirjanpitotoimistosta tulee auttava käsi.

Mikä on online-kirjanpitotoimisto?

Verkkotilitoimisto ei ole vain laadukasta kirjanpitopalvelua, joka koostuu oikean verotusmuodon neuvonnasta ja veroilmoitusten oikeasta laatimisesta. Se on myös prosessiautomaatio, jonka avulla voit säästää paljon aikaa, mikä myös muuttuu rahaksi. Täysi yhteistyö tällaisen toimiston kanssa on optimoitu puhelin- tai sähköpostiyhteyksiin ja asiakirjojen online-toimitukseen. Yrittäjän mukavuus ratkaisee tässä.

Kuinka online-kirjanpitotoimisto toimii?

Ensinnäkin online-kirjanpitotoimisto on erikoistunut etäasiakaspalveluun. Jo sopimuksen allekirjoittaminen tapahtuu ilman tarvetta tulla toimistolle. Hän on hallinnut yhteydenpidon asiakkaan kanssa ja kirjanpitoasiakirjojen vastaanottamisen. Edelleen tapahtuu, että asiakkaat lähettävät paperiasiakirjoja kuriirin tai postin välityksellä, mutta yhä useammin ne lähetetään sähköisesti. Nykyään yrittäjät saavat monia asiakirjoja e-laskuina. Tällöin niiden tulostaminen on yksinkertaisesti turhaa ja asiakirjat voidaan luovuttaa kirjanpitäjälle esimerkiksi liittämällä ne kirjanpitojärjestelmään integroituun Dropboxiin/Google Driveen.

Miltä postaus näyttää:

  • kirjanpitäjä valitsee kaikki kustannuslaskut kerran kuukaudessa ja lähettää ne OCR-käsittelyyn,
  • tarkistaa OCR-tiedoilla ladattujen kirjanpitokaavioiden valinnan oikeellisuuden.

Yllä oleva toimenpide voi olla vieläkin helpompaa, jos asiakas lataa laskut suoraan paneeliinsa. Sitten OCR käsittelee ne jatkuvasti ja kirjanpitäjä voi tarkistaa ne milloin tahansa. Tietenkin optimaalinen tapa on tarkistaa kaikki asiakirjat kerralla kuun lopun jälkeen.

Näin yrittäjä saa koko arkiston toiminnoistaan ​​sähköisessä muodossa. Hän voi milloin tahansa päästä käsiksi skannattuun laskuun tarvikkeiden ostosta tai auton korjauksesta. Hänen ei tarvitse soittaa kirjanpitäjälle ja odottaa, että tällä hetkellä tärkeät tiedot tarkistetaan.

Yhteistyö verkkokirjanpitotoimiston kanssa keskittyy yrittäjän mukavuuteen. Hän voi ottaa älypuhelimellaan kuvia kululaskuista milloin tahansa ja sijoittaa ne kirjanpitäjän kanssa jaetulle levylle.

Vero- ja sosiaaliturvasummat saatavilla verkossa

Verkkotilitoimisto voi antaa tietoja ZUS-maksujen ja verojen määristä sähköpostitse tai tekstiviestillä, ja tämä on normaalia toimintaa. Mutta asiakkaalla on myös mahdollisuus itsenäisesti tarkastella laskelmien tulosta kirjanpitojärjestelmässä ja jopa tilata velkojen maksaminen pankille suoraan siitä pikamaksuvaihtoehdolla.

Yrityksen taloustiedot ovat aina käsillä

Verkkotilitoimiston asiakkaan ei tarvitse tarvittaessa odottaa esimerkiksi leasingtarjouksen saamiseksi tarvittavien analyysien, kuten tuotto- ja kululaskelman, toimittamista. Hän voi milloin tahansa kirjautua tililleen kirjanpitojärjestelmässä ja ladata tarvitsemansa taloustiedot.

Mitä yrittäjä saa yhteistyössä verkkotilitoimiston kanssa?

Online-kirjanpitotoimisto tarjoaa paitsi kirjanpitopalvelut, myös pääsyn edistyneisiin liiketoimintatyökaluihin. Osana yhteistyötä tällaisen toimiston kanssa yrittäjät voivat saada mm.

Verkkolaskutusohjelma

Laskutusjärjestelmässä on:

  • kaikki kotimaan kaupassa esiintyvät laskut, mukaan lukien strukturoidut laskut

  • integrointi PEF:iin (elektroninen laskutusalusta)

  • integrointi verotulostimiin

  • tilaajatietojen lataaminen Tilastokeskuksesta

  • aktiivisen arvonlisäveron maksajan tarkistaminen

  • ALV-EU-rekisteröinnin tarkistaminen VIES-tietokannasta

  • integraatio business intelligence- ja velkavaihtoon

  • personoitu laskujen ulkoasu

  • laskujen lähettäminen sähköpostitse

  • automaattisten laskujen ohjelmointi

CRM-moduuli

CRM-järjestelmä sisältää seuraavat toiminnot:

  • yhteystietojen hallinta

  • tiettyyn urakoitsijaan liittyvien osto- ja myyntilaskujen historia

  • tehtäviä luomalla

  • yrityksen työnkulun hallinta

  • kattava aikataulu

  • toistuvat toiminnot, mukaan lukien toistuva laskutus

  • postin postituskirjan luominen

  • maksupyyntöjen luominen

Varastointiohjelmisto

Varastonhallintajärjestelmä sisältää:

  • varasto aktiivisille ja vapautetuille arvonlisäveron maksajille
  • varastoasiakirjat PW, RW, PZ, WZ ja MM
  • kahdenvälinen integraatio Allegron kanssa
  • myynti alv OSS:lla
  • useiden varastojen luominen
  • mittayksiköt EU Open Peppol -standardien mukaisesti
  • tuotteiden jakelu FIFO-menetelmällä (julkaisujen kronologian seuraaminen) ja FEFO:lla (ensimmäinen vanhenee, ensimmäinen loppuu)
  • vaihtoehto määrittää varastorajat
  • tuotteiden kokoaminen ja purkaminen
  • varauksia
  • tilauksia toimittajille
  • hintaryhmiä
  • integrointi viivakoodinlukijoiden kanssa

Valitse paras online-kirjanpitotoimisto

Muita tärkeitä työkaluja

Tärkeitä työkaluja, jotka parantavat oman yrityksen toimintaa, ovat:

  • saamisten ja velkojen tilan seuranta - järjestelmässä on selvitysten tilan tarkistus, jossa on mahdollisuus lähettää muistutuksia maksamattomista laskuista. Tämän ansiosta yrittäjällä on yrityksensä talous hallinnassa;

  • perintämoduuli - jos myyntilaskujen maksu viivästyy vakavasti, yrittäjä voi käyttää useita pehmeitä perintätyökaluja, kuten maksupyynnön lähettäminen, maksupyyntö korkoineen, lopullinen maksupyyntö tai korkoilmoitus;

  • nopeat maksut - syöttämällä kulut järjestelmään jatkuvasti, yrittäjä voi suorittaa maksuja tällä perusteella Blue Median maksuvaihtoehdolla. Urakoitsijoille lähetettäviin myyntilaskuihin voit liittää linkin pikamaksuihin, jonka ansiosta ostaja helpottaa maksamista ja nopeuttaa varojen saamista tilille;

  • integrointi verkkokaupan alustoihin - integroinnin ansiosta voit automatisoida myyntiasiakirjojen myöntämisprosessin talletettuasi tilauksen myymälän asiakkaalta tai Allegron kautta;

  • kassamoduuli - mahdollistaa KP- ja KW-asiakirjojen ja ennakkomaksuhakemusten myöntämisen sekä päivittäisten ja kuukausittaisten kassaraporttien luomisen;

  • pankkimoduuli - voit tuoda tiliotteita tulojen ja kulujen nopeaa maksamista varten
  • kilometrimäärä - jos yrittäjä käyttää yksityistä autoa liiketoiminnassa tai on velvollinen pitämään alv-kilometrejä (jos haluaa käyttää arvonlisäveron 100 % vähennystä), hän voi pitää kirjaa ajetuista reiteistä järjestelmässä. Fasilitointi on kyky määritellä reittejä (kuvaus ja kilometrimäärä), jotka tallennetaan tietokantaan. Siksi, kun kukistat kiinteitä reittejä, sinun ei tarvitse täyttää yksityiskohtaisia ​​tietoja joka kerta, vaan sinun tarvitsee vain valita valmis reitti tai kopioida koko merkintä yhdellä napsautuksella;

  • analyysit - yrittäjällä on käytössään useita analyysejä, mukaan lukien myynnin ja oston tasoa valitulla ajanjaksolla, taloudellista likviditeettiä tai varastossa olevaa tavaravarastoa.

Online-kirjanpitotoimisto pilvessä

Verkkotilitoimisto käyttää ohjelmistoa pilvessä Software as a Service -mallissa (lyhennettynä SaaS).Siihen sisältyy toimiston tilapäinen tilaus järjestelmään, joka mahdollistaa tietojen käsittelyn pilvessä.

Tällaisen ratkaisun etuna työpöytäohjelmistoon verrattuna on pääsy miltä tahansa laitteelta, jolla on pääsy verkkoon, verkkoselaimen kautta. Yrittäjä voi siis kirjautua sisään verkkosivuille milloin tahansa ja suorittaa tarvittavat toimenpiteet tai hankkia tarvittavat tiedot.

GDPR verkkotilitoimistossa

Yrittäjän ja verkkotilitoimiston yhteistyön perustana oleva kirjanpitojärjestelmä täyttää henkilötietojen suojasäännösten vaatimukset. Järjestelmässä on seuraavat toiminnot:

  • tiedonsiirto salatun tiedonsiirron kautta,

  • järjestelmään kirjautuminen on suojattu henkilökohtaisella salasanalla, joka on suositeltavaa vaihtaa 30 päivän välein ja mahdollistaa kaksivaiheinen kirjautuminen,

  • luodaan varmuuskopioita, jotka tallennetaan palvelimelle, joka sijaitsee eri paikassa kuin Euroopan talousalueella sijaitseva pääpalvelin,

  • tietueiden valvonta - tiedot siitä, mitä tietoja ja kuka on syöttänyt järjestelmään, tallennetaan automaattisesti.

Lisäksi henkilötietojen käsittelystä tulisi olla virallinen toimeksianto verkkokirjanpitotoimiston ja yrittäjän välisen kirjallisen sopimuksen perusteella.

Verkkotilitoimiston käyttämän kirjanpito-ohjelmiston avulla verkkosivuston käyttäjät voivat laatia ja tulostaa GDPR-raportin jokaisesta henkilöstä, jonka tietoja käsitellään. Se sisältää tietoa mm. ensimmäisen tiedon järjestelmään syöttämisen päivämäärä ja niiden sisältö, tiedot syöttäneen käyttäjän tai vastaanotetun vastalauseen tunniste.

Kuinka paljon verkkokirjanpito maksaa?

Tällaisen toimiston asiakas maksaa vain kirjanpitopalvelusta, ja tässä arvio tehdään yleensä yksilöllisesti asiakirjojen lukumäärän tai yrityksen monimutkaisuuden ja tapahtumien perusteella.

Toisaalta hän saa ilmaiseksi liiketoimintatyökaluja, kuten laskutuksen, varastonhallinnan, yrityksen talouden seurannan, kontaktienhallintamoduulin - CRM tai perintämoduulin.

Lisämaksuja voi johtua halukkuudesta käyttää erikoisvaihtoehtoja, kuten IAI Printer, joka on ulkoinen ohjelma, joka käsittelee verokuittien myöntämistä järjestelmässä tulostetulla verotulostimella.

Verkkokirjanpitotoimiston etu perinteiseen toimistoon verrattuna

Verkkotilitoimisto toimii 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa. Voit lähettää asiakirjoja milloin tahansa, pienellä määrällä asiakirjoja, ne voivat olla jopa puhelimitse otettuja valokuvia, jotka lähetetään tilitoimiston kirjanpitojärjestelmään. Voit lähettää kysymyksen kirjanpitäjällesi milloin tahansa. Ja mikä tärkeintä - milloin ja mistä tahansa voit kirjautua sisään kirjanpitojärjestelmään, tarkistaa vero- ja sosiaaliturvalaskelmat, saada tietoa yrityksen taloudellisista tuloksista, laatia kaksoislaskun tai tarkastella kululaskuja edellisiltä kuukausilta. Nämä ovat vaihtoehtoja, joita perinteinen tilitoimisto ei voi tarjota. Verkkotilitoimisto kestää myös satunnaisia ​​​​tapahtumia, kuten:

  • kova lukitus - voit työskennellä missä tahansa, sinun ei tarvitse olla toimistossa tätä varten,
  • toimiston tietokonelaitteiden varkaus tai odottamattomat tapahtumat, kuten tulva - tietoja ei tallenneta suoraan tietokoneen levylle, vain pilveen.

Tulevaisuus kuuluu verkkotilitoimistoille

Startersäätiön raportti osoitti jo vuonna 2013, että tilitoimistojen tulee uusia asiakkaita hankkiessaan ottaa huomioon se lisäarvo, jota ne voivat tarjota niille kirjanpitopalveluitaan käyttäessään. Todettiin, että yrittäjän pääsy muun muassa verkkoselaimen kautta ajankohtaisiin talousraportteihin nykyaikaiselle tilitoimistolle se on jo välttämätön standardi ja asiakkaalle yksi tilitoimiston valintaan vaikuttavista tekijöistä.

PARP-raportti Puolan pienten ja keskisuurten yrityssektorin tilasta vuodelta 2017 osoittaa, että vuosina 2011–2015 yritysten Internetin käyttö lisääntyi (matkaviestintäyhteyksiä käyttävien yritysten määrä kasvaa erityisen nopeasti) . Vuonna 2016 yli 93 % yrityksistä liittyi Internetiin tietokoneella ja lähes 65 % käytti Internetiä mobiililaitteissa. Näin ollen verkkotilitoimistot täyttävät tarjouksellaan yrittäjien odotukset tarjoamalla heille paitsi kirjanpitotuen, myös työkalut yrityksensä kattavaan verkkopalveluun.

Kuinka löytää online-kirjanpitotoimisto?

Tilitoimistojen wFirma -sivusto kokoaa yhteen nykyaikaiset tilitoimistot, jotka tarjoavat ammattimaisia ​​kirjanpitopalveluita, ja osana yhteistyötä yrittäjä saa käyttöönsä erilaisia ​​työkaluja oman yrityksen pyörittämiseen. Yrittäjän puolella on vain tietyn toimiston valinta saatavilla olevasta tilitoimistojen verkkohakemistosta.

Valitse paras online-kirjanpitotoimisto