Työntekijätiedostot - muutokset työntekijätiedostoissa 2019 alkaen

Palvelus

Helmikuun 5. päivänä allekirjoitettiin laki, joka lyhentää työntekijöiden tiedostojen säilytystarvetta 50 vuodesta 10 vuoteen. Työntekijätiedostoja voidaan myös tallentaa sähköisesti. Vaikka lain oli alun perin tarkoitus tulla voimaan vuoden 2018 alusta, uudet määräykset tulevat voimaan 1.1.2019. Mainitsemisen arvoinen on myös työ- ja sosiaaliministeriön luonnos työntekijädokumentaatiosääntelystä, jonka on määrä tuoda muutoksia henkilötietojen säilyttämiseen vuonna 2019.

Uusien säännösten käyttöönoton edut

Lain käyttöönoton edut ovat ennen kaikkea huomattavia säästöjä. Yrittäjät joutuvat maksamaan pienemmät dokumentaation säilytykseen liittyvät kustannukset, mikä vähentää merkittävästi toimistotilaa. Toinen hyöty, jonka toimenpiteen pitäisi tuoda, on työntekijän etujen lisääntyminen ja asiakirjojen etsimiseen tarvittavan ajan lyhentyminen. Tähän asti työntekijän oli toimitettava tarvittavat asiakirjat ZUS:lle, nyt oletetaan, että ZUS:lla on täydet tiedot ja asiakirjat tietystä työntekijästä ja ne on kerättävä hänen, eikä työntekijän kuten ennen. .

Työntekijätiedostot - tallennustila

Työnantajan on laissa säädetyllä tavalla säilytettävä työntekijädokumentaatiota siten, että se takaa sen luottamuksellisuuden, eheyden, täydellisyyden ja saatavuuden. Hän voi säilyttää asiakirjat paperilla tai sähköisessä muodossa työsuhteen ajan, mutta olosuhteissa, jotka eivät uhkaa vahingoittaa. Työsuhteen päättymisen jälkeen työnantaja on periaatteessa velvollinen säilyttämään asiakirjoja 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana työsuhde päättyi tai päättyi, ellei eri säännöksistä muuta johdu.

Irtisanottujen työntekijöiden tiedostot

Jos työsuhde saman työntekijän kanssa palautuu 10 vuoden kuluessa irtisanomisesta, työnantaja jatkaa kyseisen työntekijän asiakirjojen säilyttämistä olemassa olevan työntekijän asiakirjojen perusteella. Kun työntekijä irtisanoo työnsä, työnantajan tulee yhdessä todistuksen kanssa antaa työntekijälle paperilla tai sähköisessä muodossa tiedot seuraavista:

  • työntekijän asiakirjojen säilytysaika,

  • työntekijän kyky kerätä työntekijäasiakirjoja työntekijäasiakirjojen säilytysajan päättymistä seuraavan kalenterikuukauden loppuun mennessä,

  • työntekijän asiakirjojen tuhoaminen, jos niitä ei kerätä määräajassa.

Työnantaja on velvollinen tuhoamaan työntekijän asiakirjat 12 kuukauden kuluessa sen määräajan umpeutumisesta, jonka työntekijän on tarkoitus noutaa.

Tiedostojen säilytysmuoto

Työnantaja voi valita, missä muodossa hän haluaa säilyttää asiakirjat, ja hän voi muuttaa sen muotoa milloin tahansa:

  • Paperisesta sähköiseen muotoon siirtyessä työnantajan on laadittava digitaalinen jäljennös, joka on kiinnitettävä pätevällä sähköisellä allekirjoituksella, joka vahvistaa jäljennöksen yhteensopivuuden paperiasiakirjan kanssa.

  • Mikäli dokumentaation muoto muutetaan sähköisestä paperille, työnantajan on valmistettava tulosteet ja allekirjoitettava ne allekirjoituksella, joka vahvistaa tulosteen yhteensopivuuden sähköisen asiakirjan kanssa.

10 vuotta, mutta onko se kaikille työntekijöille?

Kaikkia työntekijätiedostoja ei voida säilyttää 10 vuotta. Työntekijöiden työllistämiskriteerin mukaan käytettiin seuraavaa jakoa:

  • ennen 1. tammikuuta 1999 työsuhteessa olevien työntekijöiden tiedostot - tässä tapauksessa tiedostoja ei voida säilyttää alle 50 vuotta;

  • 1.1.1999–31.12.2018 työsuhteessa olevien työntekijöiden tiedostot - tässä tapauksessa hänen päätöksestään riippuu, säilyttääkö työnantaja tiedostoja 10 vai 50 vuotta. Kirjanpitoajan lyhentämiseksi työnantajan on toimitettava ZUS:lle ZUS RIA -tietoraportti jokaisesta työntekijästä. Se on yhteenveto tiedoista vakuutetuista ja etuuksien laskentaperusteista;

  • tammikuuta 2019 alkaen työsuhteessa olevien työntekijöiden tiedostot - tämän ryhmän henkilöiden tiedostot säilytetään 10 vuotta. Työnantaja lähettää tiedot työntekijän tuloista automaattisesti kuukausittain.

Työntekijätiedostojen säilytystä ja niiden digitalisointia koskeva muutos on osa "100 muutosta yrityksille" -lakipakettia, jonka tarkoituksena on helpottaa yrittäjien bisnestä ja muuttaa yrittäjä-hallinnon suhde ystävällisempään, kumppanimaiseen ja yksinkertaisempaan. yksi.

Muutoksia työntekijädokumentaatiossa

Työntekijädokumentaatioasetusluonnoksessa oletetaan, että vuodesta 2019 alkaen työntekijän henkilötiedostot koostuvat 3, vaan 4 osasta.Erillinen osa D sisältää asiakirjat, jotka liittyvät työntekijän järjestysvastuuseen tai erillisissä määräyksissä määriteltyyn vastuuseen. Henkilökohtaiset tiedostot koostuvat seuraavista:

  • osa A (työnhakuun liittyvät asiakirjat),

  • B osa (työsuhteeseen ja työnkulkuun liittyvät asiakirjat),

  • C osa (työsuhteen päättymiseen liittyvät asiakirjat),

  • osa D (työntekijän tilausvastuuta tai erillissäännöksissä määriteltyä vastuuta koskevat asiakirjat).

Säännös mahdollistaa henkilökohtaisten tiedostojen osien jakamisen pienempiin, temaattisesti toisiinsa liittyviin osiin ja numeroimisen peräkkäin: A1, B1, C1, D1. Tällaisissa tapauksissa asiakirjat tulee numeroida ja säilyttää kronologisessa järjestyksessä yksittäisissä osissa, ja jokaisesta osasta on laadittava luettelo.

Esitetyssä hankkeessa työnantajalle asetettiin lisävelvoite säilyttää muuntyyppiset asiakirjat erikseen jokaisesta työntekijästä - ne muodostavat työntekijän asiakirjoja.

Yhteenvetona voidaan todeta, että 1.1.2019 voimaan tulevilla määräyksillä on tarkoitus ottaa käyttöön monia työntekijöiden asiakirjojen helpotuksia. Suurin muutos on mahdollisuus valita työntekijädokumenttien säilytysmuoto. Uusien määräysten ansiosta myös työntekijäasiakirjojen säilytysaikaa voidaan lyhentää.