After Action Review liiketoiminnassa – mitä se on?

Palveluliiketoiminta

Monet ratkaisut liiketoiminnalle tulevat Yhdysvaltain armeijalta, joka parantaa jatkuvasti tiimityötä ja tehtävien asianmukaista suorittamista. Siksi upseerit, jotka eivät enää ole aktiivisessa palveluksessa Yhdysvaltain armeijassa ja käsittelevät yrityksen johtamista, siirtyvät armeijassa opittuihin liiketoimintaratkaisuihin. Se ei ole erilainen After Action Review:n (AAR) kanssa. Mikä se on ja miksi tätä menetelmää kannattaa käyttää yrityksessäsi? Lue tästä artikkelista.

Mikä on After Action Review?

Usein työssä tekemämme projektin arviointi tapahtuu sen valmistumisen jälkeen. Työskentelemme tietyssä vaiheessa, teemme kaikkemme, mutta emme ole täysin tietoisia siitä, mitä teemme väärin. Suorittaessamme tehtäviämme oletamme, että kaikki on hyvin. Samalla voi käydä ilmi, että teimme jossain vaiheessa virheitä, jotka toistamme tulevaisuudessa, jos emme saa niistä selvää. Usein vain projektipäälliköt saavat niistä tiedon, lisäksi jonkin aikaa sen toteuttamisen jälkeen. Sitä on mahdotonta enää korjata, saamme vain tietää, mikä ei ollut kovin hyvä ratkaisu. Sitä paitsi aika venyy usein niin pitkäksi, että vaikka haluaisimme ottaa siitä opin, emme yksinkertaisesti muista kaikkia askeleitamme.

Yhdysvaltain armeija löysi tavan tehdä tämä luomalla After Action Review -menetelmän. Mitä se koskee? Nopea reagointi tehtyihin virheisiin ja oppia taistelemaan niitä vastaan. Jos ratkaisemme ongelman heti, mietimme ratkaisua, on suurempi mahdollisuus, että virhe ei toistu. Tämän ansiosta varaudumme paremmin odottamattomiin, kriisitilanteisiin, opimme nopeat päätökset ja teemme johtopäätökset nopeasti. Aika on elinkeinoelämässä ratkaiseva tekijä, minkä vuoksi AAR toimii niin hyvin.

Missä toiminnan jälkeistä tarkistusta käytetään?

Missä tilanteissa After Action Reviewia kannattaa käyttää? Ensinnäkin se on hyödyllinen tapa toteuttaa ryhmäprojekteja, esimerkiksi sellaisia, joihin liittyy kontakteja asiakkaisiin. Lisäksi tämä malli voi olla hyödyllinen myös säännöllisissä työntekijöiden arvioinnissa tai rekrytoinnissa.

Toiminnan jälkeinen tarkistus – miten toimia?

AAR eroaa tavallisesta projektikeskustelusta siinä, että se suoritetaan heti tarvittaessa. Emme odota tehtävän loppuun asti saadaksemme selville, mikä on vialla. Kun on ongelmia, tapaamme ja keskustelemme. Itse asiassa ongelman tai vaikeuden ei tarvitse syntyä kokousten järjestämiseksi. Tärkeää on, että niihin tulisi kuulua ihmisiä, jotka liittyvät läheisesti tiettyyn työn osaan.

Kun käytät After Action Review -menetelmää, sinun tulee vastata neljään avainkysymykseen:

  1. Mitä tuloksia oli suunniteltu, mitä tapahtuisi?
    Tämän ansiosta tiedämme, mitä haluamme tehdä ja saavuttaa. Tiedämme tavoitteen, johon pyrimme, tiedämme, että kaikki ymmärtävät tehtävät samalla tavalla.

  2. Mitkä olivat todelliset tulokset?
    Kun tiedämme tavoitteen, jonka halusimme saavuttaa, voimme vastata kysymykseen, miltä se näyttää todellisuudessa. Miten toimimme, mitä olemme tehneet, mihin pyrimme? Vastaus on faktoja projektistamme.

  3. Mikä on tulosten syy?
    Tässä tapauksessa meidän pitäisi vastata kysymykseen, miksi ja millä toimillamme tulokset ovat sellaisina kuin ne ovat todenneet.

  4. Mitä toimintaa haluamme ylläpitää ja mitä meidän pitäisi parantaa?
    Tämän kysymyksen avulla voit laatia suunnitelman jatkotoimia varten. Tiedämme todennäköisesti jo, mitä teemme hyvin ja mitä emme tee. Siksi voimme selkeästi erottaa nämä toiminnot ja ajatella niitä.

AAR-kokouksia tulisi siksi pitää useita kertoja hankkeen keston aikana ja ne kestävät noin 15-60 minuuttia ja tarvittaessa pidempään. Kannattaa keskittyä tiettyyn ongelmaan ja yrittää olla arvioimatta koko projektia heti. Sen jakaminen tärkeimpiin tekijöihin antaa hänelle mahdollisuuden tarkastella lähemmin ja havaita virheet, jotka eivät ehkä näy kokonaiskuvassa.

After Action Reviewin päätavoitteena on toteuttaa sovitut ratkaisut lähes välittömästi. Tämän ansiosta ongelmat ja virheet eivät kerry ja työnkulku on tehokkaampaa.

Onko After Action Review spontaani?

Voi herää kysymys, onko AAR spontaani, loppujen lopuksi toimimme säännöllisesti ja näin myös ratkaisemme ongelmia. Vastaus on kuitenkin ei – Toiminnan jälkeinen tarkistus on suunniteltava.

Lisäksi kannattaa nimetä henkilö, joka toimii tarkkailijana ja kiinnittää huomiota hankkeen toteuttamiseen. Hänen on tiedettävä, mitä etsiä. Tässä ei siis ole varaa spontaanisuudelle. Tällaisen mallin soveltaminen vaatii valmistelua.

On myös tärkeää tietää, että nimetyn tarkkailijan tehtävä ei ole ohjata ja arvioida työntekijöitä. Hänen pitäisi esittää faktoja, ei mielipiteitä. Tämä helpottaa ongelmien käsittelyä ja ratkaisujen löytämistä niihin.

Kannattaako After Action Review ottaa käyttöön yrityksessäsi? Se on varmasti hyvä tapa viedä projekteja tehokkaasti päätökseen ja voittaa esteet nopeasti. Lisäksi tämän ansiosta voimme välttää virheitä ja oppia niistä, mikä on korvaamaton tiede. Siksi kannattaa yrittää esitellä tällaiset tapaamiset ja tarkistaa, helpottavatko ne tiimimme työtä.